Особиста справа працівника

1. законодавчі вимоги
2. Для державних організацій
3. Для приватних підприємств, IP
4. Формування особової справи
5. З чого складається папка?
6. Які документи не підшиваються?
7. Заповнення документів
8. опис
9. Порядок ведення документації
10. Дивіться також відео про оформлення особової справи співробітників
11. зберігання
12. Видача особових справ працівників

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Будь-який роботодавець прагне до систематизованому зберіганню персональної інформації про своїх працівників з кількох причин.

По-перше, так набагато легше знаходити потрібні відомості про конкретний співробітника, по-друге, захистити його персональні дані від розголошення, по-третє, оперативно вносити виникають зміни і уточнення. Ще в радянські часи для досягнення подібних цілей була придумана така конструкція, як особиста справа працівника.

законодавчі вимоги

Для державних організацій

Трудовий кодекс (далі - ТК РФ) не зобов'язує роботодавців заводити на кожного, з ким він уклав трудовий договір, особиста справа.

Виняток становлять державні та муніципальні службовці.

Таке виключення передбачено частиною 3 статті 42 Федерального закону від 27 липня 2004 р N 79-ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації». В узагальненому вигляді розкриває зміст відомостей входять до особової справи співробітника.

Це зроблено для того, щоб можна було відстежити всі зміни в персональних даних держслужбовця. Така база даних покликана мінімізувати роботу аналогічного органу, при зміні держструктури, так як особиста справа слід за ним, для можливості розкриття інформації про доходи та контролю за дотриманням обмежень. Поглиблено розкриває правила ведення даної справи Указ Президента РФ від 30 травня 2005 р N 609 «Про затвердження Положення про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та веденні його особистої справи».

Затвердженого цією документом положення чітко визначило, які дії, і в які терміни потрібно здійснювати з особистою справою працівника, що входить в нього, як його зберігати, передавати і захищати від неправомірного розголошення, що містяться в ньому даних.

Для приватних підприємств, IP

Ні ТК РФ, ні інші акти трудового законодавства не зобов'язують комерційні організації та ВП заводити особисті справи своїх працівників. Почасти це зроблено тому, що дрібним юридичним особам економічно це невигідно, а у великих компаніях часто текучка кадрів занадто інтенсивна і непродуктивно заповнювати особисті справи.

Однак закон і не забороняє зазначеним особам за своїм бажанням вводити у себе на підприємстві подібну систему. Тільки в разі її прийняття потрібно видання локального акта роботодавця, наприклад, наказу, розпорядження, який розкривав би правила поводження, зберігання і заповнення особової справи на даному підприємстві і покладав відповідальність за збереження персональної інформації, що зберігається в ньому на конкретного працівника.

Варто відзначити, що ті підприємства, де вирішено використовувати практику закладу особистих справ, зазвичай, при складанні своїх правил беруть за зразок саме положення, затверджені вище означеними документами.

Законодавчо встановлені ліміти на отримання співробітниками засобів захисту. Дізнайтеся про нормах видачі спецодягу.

Щоб уникнути сплати зайвих податків, можна зробити висновок з деякими співробітниками цивільно-правовий договір. Читайте, в якому випадку це можливо.

Формування особової справи

Оформлення обкладинки (титульний лист)

Обкладинка лист будь-якої папки документів повинен містити всі значущі відомості для пошуку та ідентифікації знайденої інформації. Вимоги до оформлення титульних аркушів регулюється ГОСТ 17914-72 від 17 липня 1972 року.

Він передбачає, що зверху знаходяться рядки, інформація в яких заповнюється виключно державним або муніципальним архівом при прийомі справи на зберігання. Наприклад, код організації, яка здала, справа в архів, код держ. архіву, найменування архіву.

Однак зараз багато архівів систематизовані і не заповнюють ці рядки від руки, як це було раніше, а проставляють заздалегідь підготовлений штамп, тому організації досить буде залишити зверху трохи місця для нього.

Обов'язковими для відображення є наступні елементи:

• По центру з відступом зверху місця для штампу архіву вказується найменування повне та скорочене, що склала особиста справа організації.
• Ще нижче, також по центру вказується найменування відділу підприємства, де працює людина. Важливо після зазначеної рядки залишити трохи місця, для уточнення зазначеної інформації, при зміні співробітником відділу. В такому випадку найменування попереднього відділу береться в дужки.
• Вказується номер справи, тільки перед ним спочатку прописується індекс по номенклатурі справ фірми (Справа № 05 (індекс) - 256 (номер)).
• Далі йде заголовок справи, в даному випадку це ПІБ працівника, на якого воно заведено.
• У правому нижньому кутку вказуються крайні дати, тобто дата відкриття справи (день прийому на роботу) і закриття (день наказу про звільнення). Також скільки листів міститься в справі, після його опису і термін зберігання.

Завантажити бланк обкладинки для особової справи (титульний лист) можна тут:
Обкладинка для особової справи (титульний лист)

З чого складається папка?

Варто зауважити, що по ГОСТ 17914-72 справи тривалого зберігання, у тому числі і персональна справа співробітника повинні знаходити виключно в цельнокартнонних обкладинках. Жоден архів не прийме від організації на зберігання пластикові швидкозшивачі або файли.

Перелік документів, обов'язково підшивається в обкладинку, для державних службовців встановлено законом.

Для інших категорій працівників їх список встановлюється локальним актом підприємства.

До особової справи, як правило, входять документи:

• Пред'являються людиною при працевлаштуванні: заяву в дану організацію про прийом на роботу на певну посаду.
• Резюме або автобіографія, коротко розкриває всю необхідну інформацію про співробітника.
• Копії основних персональних документів (паспорт, СНІЛС, ІПН).
• Копії дипломів, що підтверджують рівень освіти і кваліфікацію співробітника.
• Рекомендаційні листи або характеристики з попереднього місця роботи.
• Документи, що видаються самим роботодавцем, а також підтверджують зміну у працівника персональних даних, наприклад, наказ про прийом на роботу, інші накази, наприклад, про переведення на іншу посаду, в інший відділ, про накладення дисциплінарного стягнення або заохочення.
• Кадрова довідка.
• Трудовий договір і можливі додаткові угоди до нього.
• Листи, які підтверджують проходження працівником атестації.
• Свідоцтва, довідки та інші документи, що підтверджують зміну особистої інформації про співробітника.
• Посадові інструкції, з відміткою про ознайомлення з ними співробітника.
• Внутрішній опис.

Які документи не підшиваються?

До складу справи підшивають найбільш важливі документи працівника і документи підприємства великого терміну зберігання (не менше 75 років).

Через це не варто підшивати акти, що зберігаються менше цього терміну.

Зокрема, це стосується повідомлень про початок відпустки, заяв про його надання, наказів про чергові відпустки, які підшиваються в окремий журнал реєстрації і зберігаються 5 років.

Заповнення документів

Оформляти, пронумеровувати, описувати, вносити будь-які зміни, закривати і здавати в архів особиста справа, може, тільки співробітник кадрової служби, призначений відповідальним наказом організації.

Тільки цей фахівець повинен мати доступ до персональних справах і в разі розголошення персональної інформації про працівника понесе відповідальність.

Також в його обов'язки входить ознайомлення працівника під розпис з особистою справою, як правило, це має відбуватися не менше ніж раз на календарний рік.

опис

Документи, в справі повинні розташовуватися за датою надходження. Крім того, всі вони повинні бути пронумеровані, описані, прошиті.

Якщо особиста справа подшито в картонну обкладинку, то внутрішній опис може перебувати на зворотному боці титульного аркуша, або підшиватися останньої. Зверху розташовується найменування документа. Нижче вказується в називному відмінку ПІБ працівника. У внутрішньому описі присутні такі графи, куди вписується інформація відповідно до їх назвою.

Обов'язкові поля:

1. № п / п - згідно журналу обліку особистих справ.
2. Індекс документа - присвоюється за номенклатурою справ.
3. Дата документа - цифрове позначення дати його видачі арабськими цифрами.
4. Заголовок документа - його назва (свідоцтво, диплом, наказ).
5. Номер аркушів справи - цифрове позначення відповідно до нумерації, які займає даний документ.
6. Дата включення - мається на увазі дата його появи в матеріалах справи.
7. Примітка - використовується для коригування інформації, наприклад, вказується оригінал або копія.

Внизу прописом та цифрами проставляється кількість документів і листів опису. Далі, вся інформація завіряється підписом з розшифровкою відповідальної особи і вказується дата.

Зразок опису особової справи можна скачати тут:

Внутрішній опис особистого дела_ (бланк )

Порядок ведення документації

Реєстрація та облік

У наказі організації, що передбачає заклад на співробітників особистих справ, повинен бути детально розписаний порядок їх реєстрації та обліку.

Як правило, заводитися книга або журнал обліку особистих справ. У ній по порядку новостворюваного справі присвоюється номер по підприємству, який потім проставляється безпосередньо на ньому самому. Нумерація справ, здійснюється тільки за даним журналу.

У подібному журналі відображаються короткі відомості про кожного особовій справі. Тобто міститься присвоєний номер, ПІБ працівника, дата його формування, закриття, дата здачі в архів або передачі (для державних службовців при перекладі з одного органу в інший).

Дивіться також відео про оформлення особової справи співробітників

Внесення змін

Вносити будь-які зміни до персональної справи, може, тільки співробітник, призначений за наказом, а в його відсутності ніхто, або тимчасово призначений наказом керівника виконуючий обов'язки.

Інші співробітники кадрової служби без наказу не можуть здійснювати з особистими справами працівників ніяких дій.

Рекомендується виправлення вносити по аналогії з виправленням даних в трудових книжках. Невірна прізвище на обкладинці справи закреслюється горизонтально однією рисою, а зверху вказується нова. Також слід чинити при зміні будь-який інший інформації.

Всі зміни вносяться з додатком копій документів і посиланням на них (свідоцтво про шлюб, про зміну імені, розлучення).

зберігання

Інформація з особової справи строго конфіденційна. Саме тому на підприємстві, система зберігання повинна бути продумана, таким чином, щоб виключити доступ інших осіб. Ідеально підійде сейф або металева шафа, що закривається на ключ.

Персональні справи зберігаються виключно в кадровій службі тільки на працюючих зараз співробітників.

Закривається кадровою службою і передається в свій архів справу на звільненого співробітника. На держслужбі особисті справи, які припинили службу співробітників зберігаються 10 років в архіві самого роботодавця і тільки після, передаються в державних архів. Для інших підприємств час самостійного зберігання не встановлено, але багато хто використовує протягом року.

Для здачі справи в архів в обов'язковому порядку заповнюється лист засвідчувач. Він містить підсумкову інформацію про його склад і фізичний стан кожного особової справи. Зазначений лист підшивається останнім.

Також важливо знати термін зберігання в державному архіві особистих справ:

• На звичайних працівників - 75 років.
• На керівних - постійно.

Термін текти починає не з дня народження працівника, його звільнення, а з моменту передачі справи до архіву.

Без бюрократичної тяганини можна обійтися, якщо знати як. Дивіться, як відбувається зміна юридичної адреси ТОВ.

Хочете знати, як відбувається розподіл прибутку минулих років в ТОВ? Читайте цю статтю.

Багато хто цікавиться, як відкрити будівельний бізнес з нуля. А ви можете це дізнатися прямо Зараз.

Видача особових справ працівників

Не варто порівнювати особиста справа з трудовою книжкою , Що видається при звільненні.

Особові справи на руки працівникам ніколи не видаються!

Працівники не менше одного разу на рік повинні знайомитися в присутності уповноваженої особи з інформацією, що знаходиться в справі. Це робиться для підтримки його в актуальному стані. Співробітникові відповідального за особисті справи рекомендується розробити бланк ознайомлення, в якому щорічно працівник своїм підписом засвідчуватиме даний факт.

Особові справи за запитом видаються правоохоронним або контролюючим органам.

У 2019 право вирішувати, чи застосовувати у себе на підприємстві систему закладу особистих справ, належить керівництву. Якщо рішення прийнято позитивне, то щоб уникнути казусних ситуацій і відмінностей в оформленні особистих справ варто грамотно і детально виробити правила їх оформлення, ведення і зберігання, призначити відгалуження особа, навчити його і здійснювати контроль.