- Що це за документ?
- Особливості ведення документа підприємцями
- Нюанси оформлення для організацій
- Основні правила ведення і заповнення
- нюанси оформлення
- Специфіка для відокремлених підрозділів
Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua
Правильне ведення і оформлення касових операцій - це захист від штрафів. Тому потрібно звертати увагу не тільки на заповнення прибутково-видаткової касової документації, а й на інші форми.
Зокрема, касова книга відіграє серйозну роль в правильному оформленні касових операцій, але не всі її вміють вести і навіть не прагнуть навчитися цьому. Хоча це важливо!
Що це за документ?
Касова книга (потім по тексту - Книга) являє собою документ, узагальнюючий все касові операції за день.
Вона ведеться щодня, за винятком неробочих днів, і в ній знаходить своє відображення весь рух готівкових коштів, що оформляється прибутковими та видатковими касовими документами. По закінченню дня в ній підводиться підсумок - вказуються обороти, - і вираховується ліміт каси, який переходить на наступний день.
Касова книга фактично - це своєрідний реєстр, який містить в собі перелік прибуткових і видаткових операцій із зазначенням первинних документів , На підставі яких проводяться дані операції, із зазначенням сум, кореспондуються рахунків і навіть характеру операції. За допомогою цієї книги фіксується весь готівковий потік підприємства.
Касова книга відноситься до обов'язкових бланків. І, незважаючи на те, що на поточний момент дозволяється самостійно підприємствам розробляти первинні документи, ця книга має строгу уніфіковану форму, оскільки не відноситься до документів бухгалтерського обліку. Касова книга призначена для фіксування всіх касових операцій, що проводяться компанією в готівковій формі. А звернення готівки регулюється нормативними актами Центрального Банку РФ.
Однак касова книга не для всіх є обов'язком!
завантажити бланк Касової книги Форма КО-4
Особливості ведення документа підприємцями
Перш за все, варто відзначити, що обов'язок оформлення готівкових операцій уніфікованими формами касових документів і взагалі їх облік не залежить від застосовуваної податкової системи .
Касові документи повинні вести всі: і ті, хто знаходиться на загальному режимі, і ті, хто зізнається спецрежімнікі. Чому? Тому що операції з готівковими коштами - це самостійна галузь обліку, дані якої активно використовується при оподаткуванні і при веденні бухобліку.
Однак у касового обліку є свої нюанси, що стосуються, зокрема, обов'язки підприємця його вести. Так, у ІП є право вибору: він може касові документи оформляти, а може цього і не робити.
Але дане право залежить від дотримання ним відразу декількох і одночасних умов:
- він зобов'язаний враховувати свої доходи, які витрати і доходи, і (або) інші об'єкти оподаткування, або фізичні показники, які характеризують конкретний вид діяльності;
- облік повинен вестися тільки за нормами податкового законодавства РФ, тобто відповідно до Податковим Кодексом РФ;
- і обов'язок ведення такого обліку повинна бути передбачена виключно Податковим Кодексом РФ.
В іншому випадку, на підприємця лягає зобов'язання по оформленню касових операцій відповідно до Вказівкою №3210-У Центробанку Росії в повному обсязі. Однак якщо все-таки підприємець, незважаючи на дотримання всіх вищевказаних умов, вирішить вести касовий облік, робити це йому доведеться в суворій відповідності з Вказівкою №3210-У. тобто .:
- з оформленням прибуткових і видаткових уніфікованих касових документів;
- з оформленням Касовій Книги;
- самостійно або із залученням уповноваженої особи;
- з встановленням касового залишку або без такого. Правда, в цьому випадку потрібно видати наказ: про відсутність ліміту каси. Інакше, навіть 0 вважатиметься лімітом, а його перевищення хоча б на 1 копійку буде каратися штрафом.
А ось для юридичної особи вибору - оформляти чи ні касові операції - не передбачено.
Нюанси оформлення для організацій
Всі юридичні особи зобов'язані оформляти готівкові грошові операції касовими документами! Цей обов'язок поширюється і на малі, і на великі компанії; і на ті підприємства, у яких є чи ні відокремлених підрозділів.
Єдине, малі підприємства мають право не встановлювати касовий залишок. Але про це повинен бути оформлений відповідний наказ.
Касова книга і інші касові документи у організації ведуться:
- на папері або в електронному форматі;
- безпосередньо керівником компанії або уповноваженою особою;
- із застосуванням уніфікованих форм;
- незалежно від податкової системи, яку застосовує підприємство.
Сама ж Касова книга має проводитися в суворій відповідності до вимог, викладених в Вказівці №3210-У Банку РФ.
Порядок ведення документа розглянуто в наступному відеосюжеті:
Основні правила ведення і заповнення
Усі які і видаються протягом дня готівкові кошти повинні бути оформлені касовими документами - прибутковим або витратним касовим ордером, - з подальшим занесенням проведених операцій в Касову книгу. Записи в Книгу вносяться щодня, виключаючи неробочі дні і ті дні, протягом яких не було руху готівкових коштів. Причому, всі записи вносяться строго на підставі видаткових або прибуткових касових ордерів, оформлених відповідно до нормативних вимог і мають уніфіковану форму.
Зразок заповнених Касовій книги
Після закінчення робочого дня касир зобов'язаний провести звірку даних, занесених в касову книгу і відображених в касових документах. І тільки після цього він виводить залишок, ставить свій підпис. А відривний лист Книги разом з підтверджуючими операції документами передається бухгалтеру, який вказує в екземплярі Книги касира про кількість отриманих документів і ставить свій підпис. Далі прийняв документи бухгалтер (або головний бухгалтер) проводить додаткову звірку.
Касова книга має дві частини, які заповнюються одночасно:
- відривну частину, яка передається в бухгалтерію і там зберігається разом з первинними касовими документами, які підтверджують проведення операцій;
- безпосередньо сама Книга, яка залишається на руках у касира.
Щодня Книга починається з окремого листа, на якому вказується:
- поточна дата і номер листа (причому, у відривного аркуша всі записи без винятку, в тому числі і номер листа, ідентичні невідривно примірнику);
- операції і обороти за день;
- залишок готівки з попереднього дня і ліміт на кінець дня.
Сама касова книга відкривається нова на кожен рік. Але при цьому кількість листів на ній і кількість її примірників, що припадають на конкретну організацію, залежить від обсягу вироблених за день і, відповідно, за рік операцій. Так, протягом дня може бути заповнений не один її лист!
Касову книгу, як правило, пронумеровані в кінці року, а її шнурівку - на останній сторінці скріплюють печаткою і записом «прошнуровано і пронумеровано ___ аркушів».
На підприємстві допускається ведення декількох Книг, коли:
- компанія є платіжним агентом. В цьому випадку у неї окремо передбачається Книга для її власних готівкових операцій та окремо - для грошей, які були прийняті фірмою при виконанні обов'язків платіжного агента;
- при наявності відокремлених підрозділів, у кожного з яких своя Книга.
Вести Книгу можна і на папері і в електронному форматі.
нюанси оформлення
Якщо Книга ведеться на паперовому носії, то її заповнення можливо і вручну, тобто відразу на папері, або за допомогою, наприклад, комп'ютера і з подальшим виведенням на папері в кінці дня.
Що стосується касової книги, яка оформлюється в електронному форматі, то для цієї мети використовуються спеціальні технічні засоби, якими:
- забезпечується захист від несанкціонованого втручання в них, захист від спотворень і втрати накопичуваної ними інформації;
- забезпечується зберігання документів на строк не менше 5 років;
- гарантується можливість створення копій на папері при необхідності.
Що стосується порядку ведення Касовій книги на папері і в електронній формі, то він однаковий для обох варіантів і відповідає вимогам ЦБ РФ, затвердженим в Вказівці №3210-У.
Але варто зазначити, що документи, сформовані в електронному вигляді:
- підписуються електронним підписом з урахуванням норм Федерального закону «Про електронний підпис» №63ФЗ;
- за своєю юридичною силою рівні аналогам на паперовому носії;
- повинні складатися без помилок, оскільки в них не допускається внесення змін, як тільки такий документ підписаний. Однак і в паперових документах, незважаючи на допущення виправлень, на практиці не вітаються помилки.
Специфіка для відокремлених підрозділів
Кожне відокремлений підрозділ компанії при проведенні операцій з готівкою відображає їх у своїй власній Касовій книзі. Порядок її оформлення аналогічний, що і для Книги головного підприємства.
Однак є своя специфіка:
- ліміт. Якщо підрозділ організації здає самостійно готівкові кошти на розрахунковий рахунок , Відкритий головному підприємству в банку, то для цього підрозділу касовий залишок визначається в порядку, передбаченому для юридичних осіб. Якщо ж підрозділ здає готівкову виручку в касу головної компанії, то ліміт визначається самим підрозділом. Однак і в тому, і в іншому випадку ліміт закріплюється наказом тільки керівника головної компанії!
- передача копії листа Касовій книги. Відокремлені підрозділи надають головної компанії копію Листа Книги в установленому нею порядку;
- на обкладинці Книги повинно бути обов'язково вказано структурний підрозділ.
А в іншому ведення касової книги повинні відповідати Вказівкою №3210-У ЦБ РФ.
Як правильно формувати даний документ в 1С 8.2, розказано в даному відеоматеріалі:
Що це за документ?Що це за документ?
Чому?