- Інструкції з приймання товару
- Акти приймання-передачі товарів
- Акт недостачі товару під час приймання
Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua
Будь-який магазин, отримавши товари, повинен оформити їх надходження. Для цього призначений цілий ряд типових форм. Правила та терміни прийому товарів і їх документальне оформлення визначаються технічними умовами, договорами купівлі-продажу та інструкціями про порядок приймання товарів. 
Оформлення супровідних документів - перший етап приймання товару в магазині. Товарно-супровідні документи поділяються на:
- кількісні;
- якісні;
- розрахункові;
- комплексні.
Супровідні документи першої групи, містять інформацію про кількісні характеристики прийнятого товару.
У цю ж групу включаються документи, що оформляються безпосередньо під час приймання товарів, - акти відбору зразків, комерційні акти, акти про розбіжності в кількості товарів (акти про недостачу товару).
Як створити логотип компанії читайте тут
Супровідні документи за якістю, в свою чергу, несуть в собі інформацію про якість товарів (стандартне, нестандартне і так далі), їх сорт (вищий, перший, другий і так далі), дати вироблення або відвантаження (що дозволяє визначити термін придатності).
обов'язкові якісні товарно-супровідні документи - це сертифікати та декларації товарів, які обов'язково потрібно сертифікувати або декларувати.
До необов'язковим, відноситься посвідчення якості. До приймання з'ясуйте, які документи обов'язково додаються до замовленого вами товару, і проконтролюйте їх наявність, щоб не зіткнутися з претензіями при перевірках.
Розрахункові супровідні документи визначають умови поставки, які не вказані в договорі. До розрахункових товарно-супровідними документами відносяться протокол узгодження цін, рахунок, рахунок-фактура, а також письмові домовленості про розподіл транспортних та інших витрат між постачальником і вами.
Комплексними товарно-супровідними документами називаються, перш за все, накладні. Залізничні, товарно-транспортні, прибутково-видаткові накладні використовуються в якості основних документів, що забезпечують облік товарів при транспортуванні і приймання.
Хочете прискорити виписку документів і виключити можливі помилки при заповненні? Вам допоможе програма для автоматизації магазинів бизнес.Ру. Вона дозволить вам автоматизувати податкову і бухгалтерську звітність, а також контролювати грошові потоки в компанії.
Спробуйте весь функціонал програми для автоматизації магазина бизнес.Ру безкоштовно >>>
Інструкції з приймання товару
Основні інструкції про порядок приймання товарів регулюють процес приймання товарів за кількістю та якістю . Вони вже не обов'язкові до застосування, але описують стандартні алгоритми приймання товару:
- інструкція з приймання товару за кількістю П-6;
- інструкція з приймання товару за якістю П-7.
Завантажити Інструкцію П-6 >>>
Завантажити Інструкцію П-7 >>>
Обома інструкціями про порядок приймання товарів постачальнику наказано забезпечити збереження вантажу при транспортуванні, а також простоту приймання товарів в магазині.
У одержувача - свої зобов'язання. Наприклад, ви повинні запропонувати представнику постачальника брати участь у прийманні. Самостійно проводити приймання - тільки якщо він відмовиться. Також ви зобов'язані виділити для приймання товару особливу зону, забезпечити там безпеку вантажу і виключити доступ туди сторонніх осіб.
Інструкція П-6 описує порядок приймання товарів за кількістю. Ви перевіряєте цілісність вантажних місць, маркування вантажу, кількість і вагу тарних місць, звіряючись з товарно-супровідними документами.
Повну їх перевірку ви проведете вже самі при остаточному прийманні. За підсумками ж попереднього приймання ви підписуєте супровідні документи на товар і віддаєте екземпляр співробітникам постачальника (водієві, експедитору).
В інструкції П-7 постачальник відповідає за відповідність товарів якісним товарно-супровідними документами. Перевізник - за дотримання заздалегідь обумовлених умов кріплення і транспортування товару, що дозволяють зберегти його якість.
Ви, в свою чергу, під час приймання відповідаєте за перевірку дотримання всіх цих вимог. За домовленістю з постачальником ви проводите вибіркову перевірку якості та комплектності та екстраполіруете її результати на всю поставку.
Читайте також: Як вибрати програму для обліку товарів в магазині
Акти приймання-передачі товарів
Зразок акту приймання товару не встановлений законодавством. Однак є обов'язкові реквізити акта приймання-передачі товару:
- найменування, місце і дата створення акта (тобто дата приймання);
- найменування, вартість і кількість прийнятого товару;
- номер і дата договору, на підставі якого проводиться поставка і приймання;
- підписи відповідальних осіб з обох сторін - постачальника і вашої.
Завантажити форму ТОРГ-1.Акт про приймання товарів >>>
Крім факту приймання , Катуються будь-які невідповідності між супровідними документами на товар і реальним станом прийнятої продукції. Зокрема, акти складаються, якщо:
- вантажні місця розкривали, порушена їх пломбування;
- не дотримано умови транспортування товару;
- не сходиться документально зафіксоване і фактична кількість тарних місць або їх вага;
- через перерахованих вище порушень проведена перевірка внутрітарних вкладень (катуються її результати);
- представник постачальника або перевізника відмовився чекати, поки ви проведете попередню приймання з перевіркою відповідності (замість акта можна зробити позначку.
Читайте також: Інвентаризація в магазині в 2018 році
Акт недостачі товару під час приймання
Якщо в процесі приймання товару виявлено недостачу або надлишок, доведеться скласти акт недостачі товару. Один примірник акта недостачі ви відправляєте постачальнику. Такий акт заповнюється в день виявлення недостачі товару під час приймання. В акті зазначаються:
- реквізити постачальника і ваші;
- прізвища, імена, посади співробітників, які проводили приймання;
- реквізити товарно-супровідних документів;
- позначки про дати та часу відправлення та доставки вантажу, а також розкриття транспортного засобу, яким він доставлений;
- відомості про стан упаковки (в тому числі дані про те, хто пакував товар - виробник або постачальник);
- при вибірковій перевірці - підстави і умови відбору товарів для неї;
- фактичне і вказане в документах кількість або вага товару, якого бракує;
- спосіб визначення недостачі;
- чи можливо було вмістити товар цілком в вантажне місце і транспортний засіб;
- вартість і точна кількість відсутнього товару;
- висновок про місце і причини утворення нестачі;
- інші відомості, необхідні вам.
Читайте докладніше: Прийом товару в магазині: як виключити недостачу, надлишки і пересорт
Все що оформляються в процесі приймання документи фіксуються в програмі автоматизації.
А щоб не переживати за збереження даних спробуйте програму для автоматизації магазина бизнес.Ру. Документація, звіти і вся необхідна інформація з вашого магазину зберігається в хмарі на серверах мають відповідні сертифікати безпеки. З нашим сервісом вам не страшні технічні неполадки і збої.
Спробуйте повний функціонал програми для автоматизації магазина бизнес.Ру прямо зараз >>>
Це забезпечує коректний облік товарів і полегшує підготовку звітності - внутрішньої, для вашого користування, а також бухгалтерської та податкової.
Читайте докладніше про роботу з товаром:
1. Організація приймання товарів
2. Контроль залишків товару на складі
3. Інвентаризація в магазині в 2018 році
4. Як зробити уцінку і списання товару
5. Проведення інвентаризації складу