Акт прийому-передачі кадрових документів - зразок

1. У яких випадках оформляється акт прийому-передачі кадрових документів
2. Зразок акту передачі кадрових документів: основний зміст

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

У яких випадках оформляється акт прийому-передачі кадрових документів

Зразок акту передачі кадрових документів: основний зміст

У яких випадках оформляється акт прийому-передачі кадрових документів

Оформлення акту прийому-передачі кадрової документації завжди має супроводжувати зміну відповідального за кадрове діловодство співробітника. Незважаючи на те що порядок здачі документів кадрових підрозділів організацій в законодавстві не визначений і, відповідно, обов'язки складати і підписувати акт прийому-передачі у трудящих немає, задокументована передача кадрових паперів дозволяє не тільки зафіксувати комплектність документів на момент заміни співробітника, але і зайвий раз систематизувати документообіг.

безпосередньо оформлення акту прийому-передачі документів повинні передувати:

• організація комісії (необов'язково, але вкрай бажано - члени комісії зможуть зафіксувати факт прийому-передачі всіх необхідних документів);
• звірка наявності, змісту, реєстрації та форми зберігання ділових паперів.

Після звірки комплектності документації оформляється акт прийому-передачі кадрових документів.

Зразок акту передачі кадрових документів: основний зміст

єдиної форми акту передачі кадрової документації законом не передбачено, тому кожне підприємство має право самостійно розробити цей документ, керуючись власною системою документообігу та зручністю у використанні зазначеного акта. Тим часом практикою кадрового діловодства вироблений акт прийому-передачі документації, оптимальний за формою і змістом.

Зразок акту передачі кадрових документів є шаблонну документацію, яка містить наступну інформацію:

1. Дані компанії, де відбувається передача кадрових паперів.
2. Дата, час та місце скоєння інвентаризації кадрових документів.
3. Інформація про затвердження акту керівництвом організації (дата затвердження, дані керівника, підпис).
4. Склад комісії із зазначенням прізвищ, імен, по батькові та посад її членів.
5. Дані про інші присутніх при передачі справ осіб (як правило, це той, хто здає і приймає документи співробітники в тому випадку, якщо вони не включені до складу комісії).
6. Інформація про те, хто передає і хто приймає документи, станом на яку дату.
7. Перелік інформації, що передається документації традиційно розписується в таблиці, що містить такі графи:
   • номер підпункту;
   • найменування документів і справ;
   • періоди або роки ведення документів / справ;
   • кількість документів;
   • загальна кількість сторінок;
   • примітка.

Наприклад, рядок таблиці може бути заповнена так:

Не знаєте свої права?

Підпишіться на розсилку Народний Советнік'.
Безкоштовно, хвилина на прочитання, 1 раз в тиждень.

«Передаються: 1. Накази по особовому складу. За період: 2013-2018 роки. Кількість: 72. Кількість сторінок: 94 ».

1. Після перерахування в таблиці всій переданої документації необхідно відобразити всі виявлені недоліки та особливості кадрового діловодства.
2. Далі свої підписи ставлять співробітники, які здають і приймають документацію, а також всі члени комісії.

ВАЖЛИВО: в зв'язку з тим, що відповідальний за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок призначається окремим наказом (п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225), передачу трудових книжок, включаючи раніше незатребуваних звільненими співробітниками і чисті бланки, рекомендується здійснювати окремим актом прийому-передачі.

***

Таким чином, практикою кадрового діловодства визначено стандартний зміст акту прийому-передачі кадрової документації, яке кожен роботодавець може відкоригувати на догоду сформованими правилами діловодства на конкретному підприємстві.

***

Більше матеріалів по темі в рубриці " Кадрові документи ".