Потрібен спонсор конкурсу? Діємо!

1. Хто я?
2. моя ідея
3. Приклад з Еко-сумковою флешмобом
4. Який мій спонсор
5. Пошук і відбір спонсорів
6. В дорогу
7. Листування зі спонсорами
8. важливо:
9. старт проекту
10. Простежуються такі закономірності:
11. На допомогу приходять:
12. Оголошено переможців
13. завершальна фаза
14. А якщо…
15. Подяка спонсору конкурсу
16. Висновки для себе
17. І ще пару слів ...

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Сьогоднішній гостьовий пост для нас підготувала Наталія Балабанчук, автор блогу СістерКрафт SisterCraft , Який отримав почесну нагороду в акції Вибір "Блоги Мам" - 2012 (номінація «Креатив»). Наталія вже знайома нам і по інтерв'ю в рубриці мама Тижня , І як спонсор кулінарно-історичного конкурсу Рецепти нашої бабусі , І як організатор відомого багатьом конкурсу-розіграшу 11 іпостасей любові, який триває до кінця цього року. Якраз для відповіді на питання Як знайти спонсора для конкурсу? і вирішила Наталія підготувати матеріал, спираючись на свій досвід і практичні висновки. Думаю, сьогодні ми з нею разом в чому розберемося і постараємося охопити й усвідомити близько-конкурсні процеси в цілому.

Питання пошуку спонсора для свого конкурсу або проекту завжди з'являється, якщо організатор хоче чогось масштабного. Адже, погодьтеся, на проведення «цукерочки» (невеликого конкурсу-розіграшу) досить і власних сил. А ось якщо ідея конкурсу виростає в серйозну справу, то є сенс покликати до себе в проект для співпраці і інших людей, і, можливо, навіть великі компанії.

Знайти спонсора конкурсу, з одного боку, не складно, але тут є ціла купа підводних каменів. Я лише опишу те, з чим стикалася сама, розповім, як шукала спонсорів для своїх проектів. Буде здорово, якщо в коментарях з'являться ваші цінні спостереження, зауваження, власні історії успіху і «провалів» зі спонсорами - тоді спільними зусиллями ми створимо унікальну «шпаргалку. 🙂

Мій досвід планування масштабних заходів ще з тих часів, коли мені довелося попрацювати організатором невеликих рекламних акцій в США, а також координатором по організації участі одного міжнародного холдингу, в якому я працювала в Москві, в найбільшому економічному Форумі, що проходив щорічно в Лондоні, та й в цілому списку інших заходів, де холдинг брав участь.

Хто я?

Відповідь на це питання, як не дивно, для організатора конкурсу є ключовим. Саме ця відповідь визначить весь хід подій планованого конкурсу.

Наприклад, якщо для мене важлива свобода пересування дитини, то навряд чи варто співпрацювати з компанією, яка випускає «повідці для дітей». Або якщо куріння неприйнятно для мого способу життя, то сигаретний магнат мені в якості спонсора конкурсу не підходить. Навіть якщо просто відома особа, яка могла б проспонсорувати конкурс, «засвітилася» на публіці з одвічної сигаретою в зубах - вона теж не стане хорошим напарником для мого конкурсу.

Чому? Тому як імідж спонсора впливає і на сприйняття нас іншими - учасниками, журі конкурсу і просто «мимохідь заглянув». Тому так важливо визначити пункти, які категорично не в'яжуться з моїм чином, а також ті, які підкреслюють мої життєві ідеї та прагнення.

моя ідея

З попереднього пункту виростає ІДЕЯ конкурсу. Конкурс - це маленьке віддзеркалення нашого життя, нашого світогляду. Найчастіше - якась одна сторона, одна думка ... І ось цю думку варто дуже чітко сформулювати ДО того, як відправитися на пошуки спонсорів. Саме цю думку, ідею ми і будемо «продавати» тим, хто в ній так само, як і ми, зацікавлений.

Приклад з Еко-сумковою флешмобом

Я просто обожнюю льон і бавовна. Терпіти не можу пластикові пакети (хоча, треба зізнатися, не так-то просто перевести їх в будинку). У магазин завжди хотілося йти з чимось міцним, багаторазовим (це для мене важливо) і красивим. Так прийшла ідея зшити свою першу еко-сумку.

І в той момент, коли ця ідея народилася в голові, коли перша сумочка з'явилася на світло, я подумала, що, можливо, хтось теж «хоче, але не знає як». Так народилася ідея флешмоба - дружно усім світом шити еко-сумки для себе, друзів, рідних, в подарунок, як упаковки новорічних подарунків, можливо на продаж або обмін - не важливо, головне, щоб кількість сумочок в світі збільшилося ...

Який мій спонсор

І ось тут-то і з'являється ясність, в чому повинна бути абсолютна схожість переконань з майбутнім спонсором конкурсу. У моєму випадку мені потрібна була людина, який, як мінімум, застосовує еко-сумки в житті, а як максимум - просуває їх в життя.

Але не завжди максимум потрібен. Цілком можливо, що для успішного залучення уваги до ідеї цілком достатньо представницького і відомої людини, який просто робить те ж, що і я.

Навчати танців з дитинства? Малювати «будиночки» і «башточки» на всьому підряд? Чому б, як варіант, не привернути до цього відомих танцюристів чи архітекторів і дизайнерів?

Як тільки я відчула, який спонсор мені потрібен, включаю «локатор». 🙂

Пошук і відбір спонсорів

1. Пошук серед знайомих. Найнадійніший спосіб. Знайомими можуть бути і родичі, і друзі, і замовники, і постачальники - будь-який, з ким я вже досить активно спілкуюся (реально чи віртуально).
2. Пошук серед знайомих знайомих, тобто друге коло. Можна, до речі, проводити тендер через соцмережі. Написати оголошення про те, що шукаю спонсора для конкурсу, і описати основні вимоги. Звичайно, треба розуміти, що і я можу запропонувати для спонсора. Якщо і у мене раптом блог молоденький, навряд чи варто прямо такий ось супер-тендер затівати.
3. Пошук в глобальній мережі. Власне, так я і вийшла на Генерального спонсора в еко-сумковою флешмобі. Просто задавала в пошукових системах «еко-сумка», «eco-bag». Так випадково потрапила на сайт Терези ван Хетті , Яка просто творить для сумок еко-чудеса! Це виявилася абсолютно волонтерська некомерційна організація, яка зосереджена на тому, щоб по всьому світу долучити людей до відмови від пластикових пакетів. Натомість вони висилають еко-сумки (абсолютно безкоштовно, зауважте) навіть просто за запитом, а також регулярно проводять розіграші і т.д.

Перш за все, є сенс «просканувати» список кандидатів в спонсори і виявити тих, хто підходить «з моральних міркувань». Після цього можна включити другий фільтр - чи підходять відібрані кандидатури «з матеріальних міркувань» (тобто чи є у них можливість побути повноцінним спонсором і надати приз або рекламу конкурсу).

В дорогу

Потім, сформулювавши свою пропозицію і опис конкурсу, саме час виходити на контакт з потенційними спонсорами. В ідеалі - в письмовому вигляді. Так простіше відстежувати процес листування і переговорів, ну і - про всяк «пожежний» випадок (трохи далі про це буде).

Треба розуміти, що для того, щоб отримати підтримку одного хорошого спонсора, може знадобитися обговорення нашої пропозиції і ідеї з десятками компаній і людей. При цьому цілком можливо, що ще п'ятдесят контактів просто проігнорують листи.

Здається складним і витратним за часом? І так і ні. Складно тільки в перший раз. Та й то - якщо зберегти шаблон пропозиції і текст письма, то витрати часу знижуються в рази.

Якби я була більш організованою, то взагалі звела б всі наші статистичні дані та деталі переговорів в табличку. Тоді при організації наступного конкурсу витратила б менше часу на пошук спонсорів. Наступного разу так і вчинимо. 🙂

Листування зі спонсорами

Може виявитися, що спонсорами конкурсу захочуть бути відразу декілька чоловік. Це добре, але треба відразу прояснити всі статуси: чи буде хтось один генеральним або основним спонсором, хтось - лише інформаційним спонсором (тобто приз не дає, але піарить наш конкурс на своєму ресурсі), хтось хоче взяти участь у виборі призерів (т. е. брати участь в роботі журі), хтось взагалі бажає звести до мінімуму клопоти, пов'язані з організацією і проведенням конкурсу.

важливо:

• хто і як буде відправляти призи переможцям,
• яка географія відправки призів (по регіону, країні, світі),
• чи є переваги в способі визначення призерів (Ренд, бали ще щось).

Всі ці деталі треба прописувати і уточнювати з усіма спонсорами ДО старту конкурсу.

В ідеалі - самим запропонувати схему, щоб спонсору потрібно було лише погодитися з нею і затвердити - або внести невеликі корективи. Повірте, спонсор в більшості випадків - дуже зайнята особистість ... І вже ставати ще й організатором конкурсу навряд чи захоче.

Про саму переписку говорити не буду - зрозуміло, що спілкуватися треба ввічливо, грамотно, чемно, просто і зрозуміло.

старт проекту

Старт проекту - як запуск ракети: назад не повернеш. 🙂 Тому фальстартів бути не повинно, особливо якщо конкурс серйозний, з залученими великими спонсорами і хорошими призами.

Старт проекту означає, що всі домовленості, умови та ін. Та ін. Обговорені, затверджені і всіх влаштовують.

На старті рекомендується бути присутнім і спонсорам - як мінімум вони повинні бути в курсі, на яке точний час цей старт призначений. І першими повинні побачити реліз, якщо такий є.

В ідеалі публікація про початок конкурсу на сайті повинна збігтися з аналогічними анонсами у всіх місцях одночасно: соцмережі, форуми, дружні блоги, сайти спонсорів (якщо про це домовилися). Свого роду кросспостінг виходить - на своєму сайті реліз з посиланням на спонсора, на спонсорській сайті - реліз з посиланням на конкурс. 🙂

Загалом, яким би не був масштаб конкурсу, все повинно робитися «по-дорослому».

Простежуються такі закономірності:

• як ставиться організаторів до конкурсу, така буде і реакція і відгук учасників.
• одночасна публікація релізу або анонса в різних джерелах миттєво дає приплив відвідувачів на сайт, що підвищує відсоток потенційних учасників.
• спонсор починає поважати організатора, бачачи таку серйозність підходу. Як наслідок - хороші тривалі відносини в майбутньому, можливість спонсорування інших проектів, збільшення призового фонду і, свого роду негласна гарантія, що спонсор так само серйозний в своїх зобов'язаннях.

підтримка проекту

Якщо проект або конкурс розрахований на тиждень (не впевнена, чи бувають такі блискавичні заходи), то його старт практично збігається з фінішем. Але частіше конкурси проводяться на довгі дистанції - і це означає важливість проміжної роботи.

Через пару днів після старту приплив відвідувачів до публікації знизиться. Через місяць про конкурс можуть взагалі забути. Тому потрібно якомога частіше нагадувати про нього, запрошувати людей, підтримувати відносини зі спонсором конкурсу та учасниками.

На допомогу приходять:

- тематичні публікації. Я, пам'ятається, зробила навіть окремий пост про Терезу . Розповіла про спонсора, про глобальний рух, яке Тереза ​​і її сім'я почали і успішно продовжують. Написала (і дала посилання) на всі ті супер-компанії, які виробляють той самий улюблений рукодільниця американський бавовна, які дарують Терезі мішки тканини, призначені на пошиття еко-сумок.

- публікації на суміжні теми теж відмінно підтримують інтерес до конкурсу. Я публікувала свій авторський майстер-клас з пошиття еко-сумки, розповідала про мандалах (бо призом від нас була сумка з намальованою текстильними маркерами мандалою) і навіть зробила огляд цих самих маркерів (між іншим, стаття про них вже рік тримається на самому верху хіт -парад в статистиці переглядів публікацій блогу).

- продовження листування зі спонсорами, щоб всі відчували себе включеними в процес конкурсу. Це знову ж таки, найчастіше, гарантує «явку» спонсора на фініш.

Оголошено переможців

І, ось, нарешті настає день Х, коли конкурс підходить до свого завершення, а журі активно починає свою роботу - вибирати переможців. Цей момент за час конкурсу, напевно, самий відповідальний, урочистий і складний одночасно.

Залежно від способів визначення «везунчиків» рівень цих станів змінюється. Чесно кажучи, для мене вибрати когось кращого - справжня проблема. Можливо, позначається педагогічна діяльність, коли починаєш оцінювати не за одномоментний результат, а за старання, ставлення, внесок, настрій і активність протягом всього проміжку часу.

Саме тому я і вважаю за краще користуватися Рендома (метод випадкових чисел). Одне натискання кнопки - і все! Для мене все «випадковості» завжди невипадкові, а тому я цілком довіряю Всесвіту вибір переможців у своїх конкурсах.

Але не завжди цей спосіб зручний. Іноді дійсно варто включити «людський фактор» і вибрати призерів за обумовленими критеріями. Що гріха таїти, хтось викладається в конкурсах, а хтось викладає роботу для галочки. І тим не менше, на цьому етапі найважливіше - пліч-о-пліч співпрацювати зі своїми спонсорами.

У моєму прикладі я точно так же віддала перевагу Ренд, зробила скріншоти всіх вибірок, відіслала Терезі збережені зображення із зазначенням імен. І тільки після цього опублікувала дані на сайті. Це, як мені здається, в черговий раз підкреслює моє повагу до спонсору і цінність його думки для мене.

завершальна фаза

Після оголошення імен переможців я розіслала їм усім повідомлення (ну подобається мені радувати сюрпризних звістками!) І запросила повні контактні дані, які потім відправила спонсору. Весь час до отримання призу я продовжувала листуватися зі спонсором, ввічливо уточнюючи статус відправки призів, а також підтримувала листування з призерами - щоб вони не хвилювалися, чи не переживали.

З штатів в Росію призи добиралися довго, а тому я зробила маленький «презент» переможцям, щоб скрасити очікування. Листівка і купончик на знижку - прямо в новорічні свята - став приємним моментом. 🙂

А якщо…

А що робити, якщо раптом спонсор конкурсу зникає, ігнорує листи тощо ...? На жаль, буває всяке. І навіть надійний на вигляд спонсор в найвідповідальніший момент може ускладнити завдання до максимуму ...

По-перше, особисто я намагаюся по можливості дотримуватися принципу презумпції невинуватості (до речі, і по життю теж). Це відразу розкриває очі, знімає роздратування і підказує потрібні рішення. 🙂 Спонсор - теж людина, всяке може статися. Бувають ситуації, коли реально «не до конкурсу», яким би відповідальним людиною не був спонсор.

По-друге, не варто на своєму сайті «звалювати провину» на спонсора або якось чорнити його ім'я. Навіть якщо він дійсно зник або не відгукується. Згадуємо перші пункти статті і розуміємо, що імідж спонсора мого конкурсу вже нерозривно пов'язаний з моєю репутацією. 😉 Тому шукаю «загальні» фрази, обходжу питання відсутності обіцяних призів і терміново придумую гідну заміну.

По-третє, саме про заміну. Відповідальність за закінчення конкурсу все одно на організаторі - тобто з позиції учасників має бути не важливо, чи всі спонсори з'явилися на церемонію нагородження. Учасники мають повне право отримати те, що їм обіцяли - або, як мінімум, компенсацію. Компенсація, до речі, повинна реально перевершувати за цінністю самі призи. На те вона і компенсація. 🙂

По-четверте, конкурс все-таки мій, а не спонсора, тому остаточне рішення завжди за організатором. Моє дітище, мої правила. Так що якщо хтось починає їх порушувати, то «головнокомандувач» завжди має право видалити гравців, в т.ч. і спонсора. І, звичайно, не варто засмучуватися з приводу недбайливих гравців, а краще порадіти, що втрати не такі страшні, як могли б виявитися ...

Подяка спонсору конкурсу

У разі доброго завершення проекту має сенс подякувати всім і вся. Адже це ж просто неймовірно, що такі штуки проходять! І вони глобальні! Конкурси, марафони, флешмоби, цукерки та розіграші, естафети та вікторини - загальна ідея здатна об'єднати мільйони людей різних національностей і віку, статі та професії, рівня життя і інтересів. Класно, правда?

Тому так приємно писати «фінальні» подячні публікації в блозі, розсилати «Thank you» cards, відправляти «спасібние» е-мейли ...

І, між іншим, це ще більше зміцнює дружньо-ділові відносини між усіма. А це - запорука успішної співпраці в майбутньому.

Висновки для себе

Про цей пункт, пам'ятається, мені ще в інституті на лекціях розповідали, але я завжди принижувала його цінність. Зробити «аналіз проведеного уроку» (тісно пов'язаний з самоаналізом) - що може бути занудні? Однак у всіх педагогічних конкурсах майстерності цей момент просто обов'язковий, без нього неможливо зайняти призове місце. Так що…

Аналізуємо за всіма пунктами! Починаючи з того, якого спонсора ми до себе притягли, що і навіщо, і закінчуючи нюансами організації і проведення проекту. Виявляємо, що було «круто!» І «ух ти!», А що - «да уж ...», «ех ...» і «шкода, що ... 2. В ідеалі - записати все в файл або хоча б блокнот. До наступного проекту точно стане в нагоді.

Окремо варто задуматися над списком потенційних спонсорів. Простенька табличка - ім'я, сайт, вид діяльності, приблизний приз, умови спонсорства. Дуже зручно. До речі, «проблемних» спонсорів теж можна в такому файлі якось «підсвітити.

І ще пару слів ...

Неодноразово я сама побувала в шкурі і спонсора, і того, хто спонсора шукає ... Що сказати? Спонсор конкурсу точно так же дбає про свій імідж, а тому так само відбирає «з ким грати, а з ким не грати» - адже репутацію зіпсувати дуже легко і швидко.

Адекватний спонсор так само переживає, що організатор не впорається, зійде з дистанції, занапастить процес вибору призів і т.д., тому намагається підстрахуватися і не зв'язуватися з тими, хто не вселяє довіри.

Ми вибираємо спонсорів, а спонсори обирають нас!

Щоб були конкурси і спонсорство! Ура!

PS пропоную в коментарях позначити свою готовність бути спонсором конкурсу або проекту або висловити потреба спонсора - а раптом ми один одного тут все знайдемо? 🙂

Автор: Наталія Балабанчук

Джерела ілюстрацій: edu54.ru, compass-publishing.com