Зразок листа про погашення дебіторської заборгованості: приклад листа про повернення

1. Суть листа про погашення дебіторської заборгованості
2. Порядок складання листа
3. Способи направлення листа
4. Приклад і зразок листа
5. висновок

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Жодна організація не застрахована від випадків зіткнення з недобросовісною поведінкою своїх партнерів, які відмовляються вчасно платити за рахунками в силу тих чи інших причин. Як домогтися виконання своїх зобов'язань від дебітора? Можна звернутися до суду з вимогою примусового стягнення боргу, але спершу необхідно дотримати досудовий порядок врегулювання спору.

Для цих цілей варто направити боржнику лист з повідомленням про наявність дебіторської заборгованості і вимогою погасити її в установлений термін. Розглянемо особливості оформлення такого документа і поширені причини його пред'явлення.

Суть листа про погашення дебіторської заборгованості

Лист про повернення дебіторської заборгованості являє собою офіційний документ, який використовують для з'ясування грошових відносин управомоченная і зобов'язана боку. Даний лист має право відправити будь-який учасник конфлікту, переслідуючи ті чи інші цілі.

Наприклад, носій суб'єктивного права (правомочна сторона) може скласти лист про погашення дебиторского боргу з наступних причин:

• інформування боржника про минулому терміні дебиторского боргу ;
• повідомлення про виникнення простроченої заборгованості;
• попередження про наслідки у разі відмови від виконання зобов'язань (звернення до суду, накладення арешту на майно, заборона виїзду за кордон і т. д.).

А володар цивільно-правового обов'язку (зобов'язана сторона) має право направити зазначений лист в залежності від наступних мотивів:

• незгоду з необхідним до погашення розміром заборгованості (якщо власний розрахунок суми боргу виявив завищення в частині визначення неустойки, пені та штрафів);
• повідомлення стягувача про відсутність можливості для виплати боргу через складне фінансове становище;
• пропозиція альтернативного способу вирішення проблема (надання розстрочення чи відстрочення в погашенні заборгованості, реструктуризація боргу).

Повідомлення контрагента про наявність простроченої заборгованості - важливий елемент для збереження партнерських відносин. Ділова етика диктує правила інформування боржника про наміри стягнути борг у встановлені терміни і передачі справи в суд у разі ігнорування листи або відмови від виконання правомірних вимог.

Крім того, для прийняття позову до розгляду в суді потрібно дотримати досудовий порядок вирішення проблеми.

Боржнику можна відправити до 4-х листів про погашення дебіторської заборгованості, потрібно дотримуватися ділової етики і чітко формулювати свої вимоги.

Порядок складання листа

Даний документ повинен відповідати діловому стилю письма, т. Е. Бути написаним простим, лаконічним і зрозумілим мовою. Не можна вживати в тексті двозначні, жаргонні і нецензурні вирази. Суть вимог і претензій слід викласти детально і чітко, посилаючись на нормативні акти і порушені умови договору.

Допускається написання до чотирьох листів опонентові: два нагадування, лист з вимогою погашення дебіторської заборгованості і офіційна претензія . З кожним разом тон повідомлення повинен стає суворіше, а зміст документа має бути більш докладним.

Бажано почати роботу з контрагентом ще до моменту виникнення заборгованості, простих нагадувань про відповідний до кінця строку оплати платежів буде досить. Якщо зобов'язана сторона проігнорує листи і не виконає зобов'язання, згідно, з договором, можна переходити до більш жорстких законним заходам (звернення до суду, забезпечувальні заходи щодо стягнення заборгованості).

Увага! Документ про накладення забезпечувальних заходів можна направити в будь-який час діловодства. При цьому після його реєстрації в суді у заявника є 15 діб з дня винесення постанови для подання позовної заяви щодо стягнення боргу.

Законом не регламентовано єдиний зразок складання такого офіційного документа, він пишеться в довільній формі. Однак при оформленні даного ділового листа можна дотримуватися наступних правил:

• доброзичливий тон розповіді (не допускаються загрози і образи);
• стислість і строгість викладу вимог;
• інформування про угоду, виходячи з якого виникла заборгованість;
• надання графіка платежів і розрахунку суми боргу;
• встановлення конкретного терміну для погашення заборгованості;
• попередження про штрафні санкції;
• додаток різних документів (акт бухгалтерської звірки, накладна, копія рахунку і т. п.);
• повідомлення про передачу справи до суду, якщо сторони не зможуть вирішити проблему мирним шляхом.

У заяві про погашення дебіторської заборгованості слід вказати такі дані:

1. Номер документа, дата написання.
2. Назва документа, наприклад, «Повідомлення про погашення дебіторської заборгованості».
3. Реквізити боржника: найменування організації, ПІБ генерального директора, адреса і контактна інформація.
4. Реквізити заявника: назва компанії, ПІБ генерального директора, адреса і контактна інформація.
5. Реквізити угоди сторін: номер, дата підписання.
6. Докази виконання обов'язків за договором з боку стягувача (наприклад, накладна, акт надання послуг і т. Д.).
7. Факти, що підтверджують наявність дебіторської заборгованості (посилання на порушені пункти договору і нормативні акти).
8. Розмір суми основного боргу (можна зробити власний розрахунок вартості неустойки та штрафів).
9. Вимоги заявника про погашення простроченої заборгованості в установлений строк, про прагнення до діалогу з реструктуризації боргу, про бажання подати позовну заяву про примусове стягнення конкретної грошової суми в разі відмови від добровільної оплати платежів.
10. Підпис уповноваженої посадової особи та печатка організації.

Надіслати лист про погашення дебіторської заборгованості можна поштою рекомендованим листом з повідомленням про отримання або вручити особисто, важливо зберегти бланки про відправку документів.

Способи направлення листа

Особисті зустрічі учасників конфлікту не скасовують відправку письмових повідомлень, т. К. Вони будуть доказом досудового врегулювання спору під час слухання справи. При цьому важливо направити лист контрагенту про погашення дебіторської заборгованості рекомендованим листом з повідомленням про отримання, зберігши квитанції, що підтверджують факт відправки.

Можна передати офіційний документ і особисто в руки, для цього знадобиться кілька примірників: на вашому повинні поставити печатку, підпис та дату реєстрації повідомлення.

Даний документ пред'являють організації, яка порушила умови договору, на ім'я генерального директора. також направити повідомлення може і боржник для того, щоб сповістити управнену сторону про неможливість здійснити оплату вчасно і запропонувати інші методи досудового вирішення спору.

Приклад і зразок листа

Зразок листа про погашення дебіторської заборгованості можна подивитися тут .

Відправлене належним чином і грамотно складене ділове лист підвищить шанси юридичної особи на стягнення боргу в добровільному порядку.

Приклад тексту листа про дебіторську заборгованість може виглядати наступним чином: «Відповідно до угоди №__ від ____ року наша компанія ТОВ ____ виконала для вашої організації ТОВ ____ роботи з постачання будівельного обладнання в розмірі ___ рублів. Однак з Вашого боку оплати виконаних робіт до сих пір не відбулося.

Згідно ст. 746 ГК РФ, замовник повинен оплатити виконані роботи на суму, зазначену в кошторисі і в установлений у договорі термін. На даний момент розмір заборгованості становить ___ рублів. Рекомендуємо Вам погасити борг до ____ року. В іншому випадку ми будемо змушені подати позовну заяву до арбітражного суду для примусового стягнення зазначеної грошової суми і судових витрат ».

висновок

Важливо належним чином повідомити боржника про наявність дебіторської заборгованості, роз'яснивши свої вимоги і попередивши про наслідки невиконання зобов'язань, згідно з договором.

Лист про погашення боргу може допомогти зберегти партнерські відносини і вирішити проблему мирним шляхом, заощадивши час і витрати на судовий процес. Крім того, зареєстрована відправка даного документа стане незаперечним доказом на захист ваших інтересів на засіданні.