Як довго треба зберігати документи, або Не поспішайте здавати паперу в макулатуру

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Автор: Едуард Мармер

У номері: 05 (155) травень 2014

Навесні багато бюргери відчувають непереборне бажання звільнити свої квартири і будинки від непотрібних речей і паперів. І дуже часто під гарячу руку потрапляють старі рахунки, давні офіційні листи, квитанції, довідки, розписки та інший паперовий непотріб під назвою Altpapier. А між тим, запевняють юристи, консультанти по податках і захисники прав споживача, не кожен старий документ підлягає відправці в макулатуру. Документи, пов'язані з нарахуванням податків, треба зберігати роками, а що мають відношення до пенсії - краще десятиліттями. Так що, весняна чистка - справа хороша. Але по відношенню до документів треба бути дуже пильним!

«Чим довше я живу в Німеччині, - поскаржився якось мій хороший знайомий, - тим більше паперів накопичується у мене в квартирі. І підвал вже забитий ними до стелі! Моя дружина погрожує викинути все папки в макулатуру, а я чиню опір: може бути, ще знадобляться? ».

Згідно зі статистикою, кожен житель Федеративної Республіки в середньому зберігає у себе вдома сім папок (Ordner), битком набитих усілякими документами. Якщо ж сім'я складається з двох чоловік - то в квартирі зберігається 14, а в родині з 3-х - понад 20 офісних папок, розпухлих від пожовклих сторінок. В екстремальних випадках, коли, наприклад, члени сім'ї були втягнуті в судові розгляди або багато років поспіль займалися дрібним бізнесом, кількість папок може обчислюватися вже не десятками, а сотнями. І часом вони займають більше місця в будинку, ніж самі люди.

Aufbewahrungsfrist (термін зберігання) - це відрізок часу, протягом якого підлягає архівації документація повинна зберігатися на підприємстві, в архіві приватного підприємця (Selbstaendige) або людини вільної професії (Freiberufler).

Архівування документів для податкових декларацій

Як правило, вважають експерти Союзу платників податків Німеччини (Bund der Steuerzahler), приватні особи не зобов'язані архівувати рахунку, розписки, квитанції, чеки (Rechnungen і Belege) і т.д., які використовувалися при складанні податкової декларації. «Якщо їх копії були представлені фінансовому відомству (Finanzamt), а присланий цієї інстанцією у відповідь документ (Steuerbescheid) не викликав нарікань, то рахунки, розписки і квитанції можна сміливо викинути в сміття».

Однак у листі-фінансового відомства чорним по білому написано, що цей документ «частково має тимчасовий характер» (Der Bescheid ist nach §165 Abs.1 Satz 2 AO teilweise vorlaefig). Значить, він може бути з якоїсь причини відкоректований. А якщо в зв'язку з цим виникнуть розбіжності і комусь знову захочеться побачити старі рахунки, чеки або квитанції, які давно вже лежать в макулатурі?

Що стосується тих, чий річний дохід поповнюється також за рахунок прибутку від цінних паперів, накопичувальних рахунків та інших фінансових продуктів, то тут все одностайні: виписки з банківських рахунків (Kontoauszuege) рекомендується зберігати протягом декількох років. А для особливо значних прибутків (100.000 євро і більше) - як мінімум 6-річне архівування просто обов'язково.

Архівування документів, пов'язаних з нарахуванням пенсії

Особливо обережним, попереджають експерти, треба бути з тими документами, які можуть виявитися необхідними при нарахуванні пенсії: довідки, свідоцтва, характеристики з місця роботи, сертифікати навчальних закладів, курсів підвищення кваліфікації - коротше, будь-який папір, що підтверджує трудову зайнятість людини (або навчання) , в рамках якої на відповідні рахунки надходили пенсійні відрахування з зарплати. Те ж саме відноситься і до тих відрізках часу, коли людина «перебував на безробіття», і відрахування в пенсійний фонд надходили від бірж праці, соціальних відомств і інших інстанцій.

Отримуючи регулярні повідомлення від Rentenversicherung, кожен з нас, зрозуміло, сам може уважно перевірити наявність тимчасових прогалин в цих документах (не чекаючи моменту виходу на пенсію) і змусити пенсійний фонд відповідним чином відкоригувати базу даних. І тоді начебто довідки, свідоцтва та інші документи, що підтверджують трудову зайнятість, можна було б здати в макулатуру. Але деякі експерти радять все-таки цього не робити. Мало що! Чи не стикується десь щось в бюрократичній круговерті, і доводь потім всім і кожному, що ти не верблюд.

Так що, документи, що підтверджують як трудову діяльність, так і періоди безробіття, найкраще зберігати до моменту виходу на пенсію. Як кажуть німці, sicher ist sicher.

Не менш пильними треба бути і при зберіганні яких би то ні було страхових полісів, будь то страхування майна або страхування життя.

Архівування документів та підприємництво

А ось для тих, хто займається підприємницькою діяльністю або працює як Freiberufler (людина вільної професії: лікар, податковий консультант, коучер, доцент, журналіст, артист, музикант і т.д.), терміни зберігання тих чи інших документів просто запропоновані чинними законодавчими актами (§237 і §257 Handelsgesetzbuch, а також §147 Abgabenordnung).

Офіційні листи, ділові папери, документи, що мають значення для нарахування податків і т.д. повинні зберігатися не менше 6-ти років. А ось бухгалтерські баланси, підсумки інвентаризацій, виробничі інструкції, рахунки і т.д. і т.п. - не менше 10-ти. При цьому відлік строку зберігання починається з закінчення календарного року, протягом якого цей документ був складений або отриманий. А кінець терміну - останній календарний день того року, до якого документ повинен був бути збережений. Наприклад, виписка з банківського рахунку, датована 31-м травня 2003 року. Термін зберігання такого документа - 10 років. Стало бути, початок терміну зберігання посилання - 1 січня 2004 року, а закінчення - 31-е грудня 2013 року року (див. Таблицю строків зберігання деяких документів).

Документи, які вже можна знищити в поточному 2014-му році

Найменування документа - «Рік народження»
Auftragsbuch - 2007
Ausgangsrechnung - 2003
Auszahlungsbeleg - 2003
Baugenehmigung - 2007
Fahrtenbuch - 2003
Gehaltsliste - 2003
Inventurunterlagen - 2003
Lieferschein - 2003
Postbankbelege - 2003
Preislisten - 2007
Rechnungen - 2003
Schriftwechsel - 2007
Telefonkostennachweise - 2003
Vollmachten (Urkunden) - 2007

Архівування електронних документів (digitale Archivierung)

Що ж стосується документів, складених або отриманих в електронному вигляді (наприклад, E-mail-листи, PDF-рахунки і т.д.), то на багатьох підприємствах їх поспішають роздрукувати, щоб зберігати в паперовому варіанті. А тим часом в цьому немає ніякої необхідності. Для електронних документів, які, зрозуміло, треба зберігати у відповідності з діючими нормативними актами (німецькими - Code of Practice «Grundsaetze der elektronischen Archivierung» des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. або міжнародними - Norm ISO 14721 OAIS Open Archival Information System ), Діють ті ж самі терміни і правила. Тільки форма зберігання інша. Так що роздруковувати електронні рахунки і підшивати їх в папки просто безглуздо і дорого.

Але якщо підприємства дуже поступово, але все-таки переходять до електронного архівування документації, то приватні особи чомусь категорично не хочуть користуватися досягненнями технічного прогресу. Ну, здавалося б, що може бути більш зручним, ніж електронне архівування, якщо вміст 14-ти зберігаються вдома папок розміститься на одній флешці (USB-Stick) об'ємом 16 гігабайт. Ще й місце залишиться для кількох сотень фотографій. Так ні ж, бюргери не тільки вперто продовжують зберігати документи в паперовому вигляді, але також перетворюють електронні документи в паперові, не економлячи на папір і чорнило для принтера.

Але ж набагато розумніше було б не тільки зберігати електронні документи в тому вигляді, в якому вони отримані, але також за допомогою сканування перевести паперові в електронний варіант. А папери здати в макулатуру, звільнивши, нарешті, свої квартири і будинки від десятків папок.

Чому бюргери залишаються вірні папері

Відповідно до проведеного недавно Федеральним Союзом інформаційних технологій, телекомунікації та нових засобів інформації (Bitcom) з опитуванням, з'ясувалося, що лише 6% бундесбюргерів регулярно дігіталізіруют документи, які вони отримують поштою. Переважна більшість не займаються цим з багатьох причин. 53% опитаних сказали, що у них немає відповідної техніки (сканерів). 38% не роблять цього, тому що їм ліньки. 37% бояться, що документи, що зберігаються в електронному вигляді, можуть бути вкрадені хакерами. 23% побоюються втрати даних через технічні дефекти. А 12% опитаних зізналися, що взагалі не вміють користуватися сканером. Ну, що стосується передостаннього аргументу, то цю проблему можна вирішити дуже просто: архівувати документи не на одному, а як мінімум у двох різних місцях (на комп'ютері і флешці, на флешці і CD-ROM'е і т.д.). Чи не вміють сканувати можуть швидко цьому навчитися. Відсутність же сканера - проблема серйозна, а вже наявність ліні - просто нерозв'язна. І додати тут нічого.

Дигітальні архіви «в хмарах»

Голова Союзу Bitcom Андреас Новоттка (Andreas Nowottka) настійно радить архівувати дигітальні документи не тільки на твердих носіях (диски, флешки, карти пам'яті і т.д.), але в першу чергу скористатися послугами так званих «хмарних сховищ даних (Cloud) або« онлайн-сховищ », які сьогодні можна орендувати або зовсім безкоштовно, або (при значному обсязі) за зовсім невеликі гроші. При цьому, - переконує пан Новоттка, - ступінь ризику втратити документи практично дорівнює нулю. Що зберігаються вдома в папках паперу можуть пропасти під час повені, згоріти під час пожежі або ненавмисно бути викинуті на смітник іншим членом сім'ї. А ось в дигітальну архів Cloud-сховища потрапити може тільки той, хто знає код, відомий лише власникові архіву.

І, до речі, не треба плутати поняття «Datensicherung» і «Datensicherheit». Datensicherung - це навмисне створення копій документів на той випадок, якщо при зникнення оригіналу доведеться скористатися дигитальной копією. А Datensicherheit - це забезпечення такого архівування даних, яке гарантує господареві архіву захист від кібер-атак, хто б за ними не стояло: хакери, служби безпеки, податкові відомства і т.д. Так ось, в цьому сенсі зберігання даних на власному комп'ютері, куди кібер-шахраї і фіскальні інстанції можуть закинути «троянських коней» (трояни) та інші програмні штучки, - дійсно небезпечно.

Терміни зберігання обраних документів для приватних осіб

Час від часу німецькі засоби масової інформації публікують терміни зберігання тих чи інших документів. Деякі я вважаю доречним згадати в цій статті:

• Kaufvertraege, Kassenbons, Quittungen (договору купівлі-продажу, чеки, квитанції про оплату і т.д.) треба зберігати до тих пір, поки не закінчиться термін гарантії. Однак деякі експерти рекомендують і далі тримати ці документи в своєму архіві. Наприклад, на випадок квартирної крадіжки, коли страхової компанії доведеться доводити, які речі і цінності пропали.
• Nebenkostenabrechnungen (комунальні витрати), одержувані від домовласника, зберігати взагалі не обов'язково, але вони все-таки можуть стати в нагоді, якщо людині доведеться подати заяву (Antrag stellen) на соціальну дотацію на житло. А житлове відомство (Wohnungsamt), як правило, вимагає надати йому в цьому випадку Nebenkostenabrechnungen за останні 2 роки.
• Rechnungen (рахунки) відповідно до чинних нормативних актів мають термін давності (Verjaehrungsfrist) 3 роки. Виняток - рахунки від сантехніків, електриків, будівельників та представників інших ремісничих професій (Handwerkerrechnungen), їх треба зберігати як мінімум 5 років, оскільки саме на цей відрізок часу поширюється гарантія якості вироблених цими фахівцями послуг (так званий Gewaehrleistungspflicht).
• Roentgen-, CT-Aufnahmen (рентгенівські знімки, результати магнітно-резонансних томографій і т.п.), які медики видають пацієнтам, треба зберігати не менше 10-ти років. А для неповнолітніх дітей - до досягнення ними 28-річного віку.
• Mahnbescheide (повторні нагадування про оплату) треба тримати в архіві не менше 30-ти років протягом дії всього строку давності.
• Steuerbescheide (відповідні документи фінансового відомства) і пов'язані з податковими деклараціями документи рекомендується зберігати протягом 10-ти років.
• Mietvertrag (договір оренди житла) і Uebergabeprotokolle (протоколи про передачу орендованих приміщень) експерти радять не викидати в макулатуру раніше, ніж через 3 роки після розірвання договору.