Гарантійний лист про оплату заборгованості, товару, послуг: зразок, бланк, реквізити, структура

1. Що таке гарантійний лист?
2. Нюанси складання листа про гарантії
3. Як написати і оформити гарантійний лист?
4. Гарантії про оплату
5. Гарантії на виконання робіт
6. оплата заборгованості
7. Лист про послуги
8. Юридична сила гарантійного листа
9. висновки

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Якщо справа стосується отримання або надання будь-якого роду послуг, придбання товару, виконання замовлення і у вас немає впевненості в тому, що виконавці не підведуть, слід вимагати оформлення гарантійного листа.

Що таке гарантійний лист?

Документ, що підтверджує гарантії будь-яких намірів відправника щодо одержувача називається гарантійним листом. Дана папір має відношення до різновиду ділового листування і про її суті можна судити по самій назві «гарантійне».

Приклад гарантійного листа.

Гарантувати можна все що завгодно:

1. Покупку товару або його оплату;
2. Виконання робіт;
3. Надання послуг;
4. Надання інформації;
5. Відстрочку платежу;
6. Відповідність якості товару нормам.

Скласти подібний документ може:

• Юридична особа у формі ТОВ або ІП;
• Сам працівник, який бажає надати послуги за договором підряду.

Складається документ перед початком співпраці або при зриві термінів.

Лист про гарантії не є заміною основного договору між сторонами і має більш низький юридичний статус.

Важливо: оскільки дана папір не має уніфікованої форми та підтвердження законодавством, слід під час оформлення листа дотримуватися стилю інших ділових листів.

Загальний бланк гарантійного листа завантажити.

Нюанси складання листа про гарантії

Для складання правильно оформленого і дієвого документа, який насправді буде частиною гарантійного механізму, необхідно дотримуватися деяких правил:

• Перше - документ повинен нести якомога більше інформації про укладача - реквізити банківського рахунку, повна назва організації, місцезнаходження банківської установи, в якій відкрито рахунок;
• Друге - необхідно в лист вставити невелике «але», про те, що якщо не буде вчасно виплачуватися необхідна сума за предпоставки або наперед виконану послугу, то ви маєте право нараховувати підвищений відсоток за кожен прострочений день. Це забезпечує отримання більш високої суми, ніж по ст. 395 ГК РФ за використання у власних цілях чужих грошей;
• Третє - дуже важливо, щоб такий папір була підписана головним бухгалтером, якщо він юридична особа.

Якщо ви захочете надати бухгалтеру право підпису, то ця стаття вам допоможе - Як правильно скласти довіреність на право підпису документів: 3 основних аспекти.

Як написати і оформити гарантійний лист?

Даний документ має певну кількість принципових пунктів, уникати яких при оформленні не можна:

• Верх документа (шапочка) - зазначаються обов'язкові реквізити: назва та код установи, свідоцтва про Державну реєстрацію та ІПН адресата, номер реєстрації, заголовок, число складання;
• Основна частина - суть гарантій, що саме гарантується цим листом;
• Підсумок - підпис з повною розшифровкою і друк. Якщо це гарантія оплати - підпис ставить керівник компанії і головний бухгалтер.

До документа бажано прикласти доповнення:

1. Копії свідоцтва про реєстрацію;
2. Виписки з ЕГРЮЛ;
3. Свідоцтво платника податку;
4. Наказ про призначення гендиректора і копії інших необхідних документів.

При отриманні виписки з ЕГРЮЛ вам знадобиться ця стаття - Як правильно заповнити заяву на отримання виписки з ЕГРЮЛ в податковій: 9 основних правил.

Що включає в себе виписка з ЕГРЮЛ?

Важливо: щоб документ мав більшу вагу, необхідно його скласти на фірмовому бланку організації.

Деякі деталі:

• Заголовок повинен нести конкретику - здійснення робіт або вчинення оплати та інше. У тексті слово "гарантія" є замінити поручительством, посвідченням і іншими синонімами;
• У листі не допускається застосування розмовних оборотів, воно складається лише в діловому, стриманому стилі;
• Складати лист бажано за допомогою коротких і конкретних пропозицій;
• Лист повинен розміщуватися на одному аркуші.

Що повинно включати гарантійний лист?

Також велику роль в успіху даного зобов'язання грає репутація поручителя і історія його співпраці з адресатом.

Приклад правильного складання документа можна скачати тут.

Гарантії про оплату

Лист "гарантії про оплату" переконує одержувача у виконанні своєчасної оплати або відшкодування витрат, що вказується в основній частині.

Обов'язково вказуються реквізити банку, юридична адреса компанії-відправника, також як доповнення можна вказати:

• Можливість кредиту;
• Яка відповідальність за порушення домовленості;
• Суму платежу необхідно вказувати точно цифрами і прописом.

Все інше заповнюється за стандартом.

Як вести облік покупок і продажів - корисну інформацію ви знайдете тут.

Гарантії на виконання робіт

У такому документі йдеться про терміни виконання робіт або окремих її етапів.

Дане зобов'язання можна скласти і перед підписанням договору, тоді в ньому проставляється обсяг виконаних робіт до цієї дати. Але зазвичай лист укладається за зрив термінів, зазначених у договорі.

Важливо: основою даної гарантії є обсяг робіт і строк їх виконання, крім цього можна гарантувати якість робіт.

оплата заборгованості

Шапка паперу заповнюється за стандартом, а ось текст має свої нюанси, в ньому вказується:

1. Розмір заборгованості;
2. Договір, на підставі якого з'явилася сума;
3. Дата оплати;
4. Банківський рахунок платника;
5. Терміни погашення боргу або графік, відповідно до якого борг буде погашатися частинами, розміри цих частин;
6. Розмір штрафу, якщо терміни будуть порушені.

Зразок заповнення гарантійного листа на оплату тут.

Іноді в даному листі може бути вказана причина виникнення прострочення.

Такі папери складаються від імені будь-якої особи, призначаються як для організації, так і для приватної особи.

Лист про послуги

Якщо укладено договір з підрядником або іншим будь-яким виконавцем, після внесення передоплати, краще настояти на складанні гарантійного листа з його боку. В папері він гарантуватиме якість послуг, що надаються і дотримання обумовлених термінів.

Лист складається в зручному форматі, де фірма-виконавець гарантує виконання всіх необхідних вимог замовника.

Складання гарантійного листа на послуги виконується і в тому випадку, коли підприємство просить надати йому певні послуги і вказує в документі дату та форму оплати в разі виконання замовлення.

Про акт виконаних послуг ви можете прочитати тут.

Важливо: такий лист дає замовнику впевненість в тому, що послуги будуть виконуватися відповідно до вимог і домовленостями. Також, у разі невиконання поставлених завдань, воно буде (поряд з договором) свідченням в суді.

Юридична сила гарантійного листа

Звичайно, лист не може бути 100% гарантією повернення боргу, багато постачальників сильно ризикують, поставляючи товар своїм клієнтам, які вже є боржниками. Вони заручаються гарантійними листами про повернення грошей і продовжують надавати послуги, щоб не втратити клієнта.

Якщо людина непорядна, то ніяке гарантійний лист не допоможе постачальнику.

Лист при судових розглядах буде доказом того, що борг був, і боржник його визнавав.

Важливо: для того, щоб пред'явити претензію своєму боржникові у потерпілого є 3 роки відповідно до Цивільного Кодексу, але при наявності гарантійного документа, який постраждав збільшує термін вимог на 3 роки при кожному його пред'явленні.

тут ви побачите, що краще: ІП або ТОВ.

У Цивільному Кодексі РФ немає ні слова про гарантійному листі, але вже склалася юридична практика, згідно з якою можна використовувати цей документ в судових засіданнях з метою залучення боржника до відповідальності.

Для цього необхідно, щоб лист було грамотно складено, в даному випадку слід спиратися на ст. 435 - 443 ГК РФ.

Для цього, в момент складання гарантійної паперу, постачальник повинен запропонувати оферту товару, а покупець - у письмовому вигляді з цим погодитися, тобто зробити акцепт. І тоді такий документ в суді матиме юридичну силу в користь позивача.

Все, що потрібно знати про гарантійні листи.

При цьому слід чітко прописати в документі перелік товарів і термін їх поставки.

висновки

У будь-якому випадку, складаючи гарантійний лист, навіть при дотриманні всіх приписів і слідуючи офіційним зразкам, не варто нехтувати договором і накладними, як основою надання послуг або поставки товару.

У цьому вам допоможе наша стаття - Зшиваємо документи правильно: 7 основних кроків.

Тільки тоді є шанс в суді виграти справу і домогтися стягнення боргу з відповідача.

Якщо хочете дізнатися, як скласти гарантійний лист в Яндекс Директі, то подивіться це відео: