Білі і сірі продажу і закупівлі в 1С. Управлінський облік і бухгалтерський. управлінська каса

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Вивчаємо симбіоз (взаємодія) бухгалтерського та управлінського обліку в 1С УТП і УПП. Фіктивні закупівлі і продажу з бухгалтерського обліку, які не повинні бути відображені в управлінському обліку. Закупівлі та продаж за готівку, які не повинні бути відображені в бухгалтерському обліку. Спостерігаємо роботу управлінської каси, яка не змішується з бухгалтерської касою.

У багатьох статтях даного проекту, ми з Вами говорили про одночасне ведення управлінського та бухгалтерського обліку в єдиній базі 1С. І Ви знаєте, що я вважаю це ідеальний варіант ведення обліку. Так ось, хоча, конфігурації Управління торговим підприємством для України і Управління Виробничим підприємством для України вже досить давно на ринку, чомусь мало хто знає і користується цими їх стандартними можливостями. Та й навіщо далеко ходити? Те, що я покажу сьогодні, було ще в комплексній конфігурації 1С 7.7. Чомусь, навіть, компанії, які впроваджують 1С, рідко розповідають про всі ці можливості користувачам. Може, просто не знають їх ?! А коли клієнти просять фахівців впровадити управлінський облік, то створюються якісь дорогі "велосипеди" з нуля, причому, іноді, лише дублюють стандартний функціонал і не привносять нічого нового. Та й багато хто з таких велосипедів виявляються просто неробочими ...

З інших "дивних" рішень, в одній компанії я бачив, як вони створили в єдиній базі УТП 2 організації і практично повністю дублювали всі дані. При цьому, одна організація у них була для бухгалтерського обліку, а інша - для управлінського. В принципі-то, це працювало ... Але у мене, аж, волосся стало дибки, коли я це побачив. Причому, в інтернеті я на повному серйозі бачив пропозиції від інших фахівців 1С, так і розділяти управлінський і бухгалтерський облік - за допомогою різних організацій. Це просто жесть!

Ну а тим часом, справжній облік багатьох компаній знаходиться в хаосі, тому що реальний стан справ вони ведуть в Excel і в блокнотах. При цьому, якісь дані губляться, якісь враховуються в одній таблиці, але не враховуються в інший і т.д. Неймовірно, що це, в той час, коли такий потужний і зручний інструмент у багатьох з Вас під рукою! Загалом, настав час познайомитися на практиці з можливістю ведення бухгалтерського та управлінського обліку в єдиній базі 1С УТП і УПП. У нашому прикладі ми торкнемося білих і сірих закупівель, а, також, білих і сірих продажів. Ми зробимо фіктивну закупівлю і фіктивний продаж, які не повинні потрапити в управлінський облік. Ще, ми внесемо операції, які, навпаки, не повинні потрапити в бухгалтерський облік. І, як бонус, побачимо, що управлінську касу в стандартній конфігурації, теж, можна вести без проблем і вона не буде жодним чином змішуватися з бухгалтерської касою.

Отже, відповідно, перше, з чого почнемо - це занесемо залишок в управлінську касу. Зайдемо в повному інтерфейсі в "документи-> Грошові кошти-> Касса-> Журнал Касові документи".

Додамо "Прибутковий касовий ордер". Виберемо тип операції: "Інший прихід грошових коштів".

Дату ставимо 30.11.2015. Дивіться, за замовчуванням, у нас стоять відразу обидві галочки "упр. облік "і" бух. облік ".

Відразу обмовлюся, що деяким користувачам можна дати такі настройки, щоб введені ними документи відразу ж, за замовчуванням, мали тільки ознака "відображати в упр. облік ", а" бух. облік "автоматом непроставляється, і, навпаки. Знімаємо галочку "відображати в бух. облік ". Далі, потрібно вибрати касу. Створювати нову касу або скористатися вже існуючим елементом? Це цікаве питання. Зараз давайте створимо нову касу "Каса упр." З валютою "Гривна". Виберемо її. А в одній з наступних статей, я розповім, в яких випадках краще створювати нову касу, а в яких можна обійтися загальним елементом каси з бухгалтерією. Заносимо залишок 10'000 грн. і проводимо.

Тепер, я хочу, щоб у мене в документах автоматично підставлявся склад "Головний склад", а в полі каса підставлялась "Каса упр.". Заходимо в "Сервіс -> Настройки користувача".

Відкриємо "Запаси". Тут встановимо в поле "Основний склад" - "Головний склад".

Тепер відкриємо "Основні значення для підстановки в документи і довідники -> Інші значення".

В поле "Основна каса" поставимо "Каса упр.".

Натискаємо "Ok". От і все.

Тепер, припустимо, ми офіційно у постачальника купуємо 6 штук тепловентиляторів. Для цього вносимо документ "Надходження товарів і послуг" з меню "документи-> Закупівлі".

Вид операції вибираємо "Покупка, комісія". Встановлюємо дату 02.12.2015. Вибираємо постачальника "Европостач". Щоб швидше все Вам показати, взаєморозрахунки з даними постачальником ведуться по "договору в цілому". Тому, замовлення створювати не доведеться. На питання про проставлення рахунків бухгалтерського і податкового обліку відповідаємо "Так". Вносимо тепловентилятор. Кількість 6. Ціна 500. Вийшла суму 3000 грн. Як бачите, в цій основі ціни відразу враховують ПДВ. В даному документі повинні стояти обидві галочки: "відбивати в упр. облік "і" відображати в бух. облік ". Проводимо документ.

В результаті, у нас зараз на складі по обом обліками по 6 одиниць товару.

Далі, припустимо, нам терміново на завтра знадобилося ще 2 штуки товару. У нашого постачальника замовити вже не встигнемо, так як наше замовлення буде виконуватися кілька днів. Значить, купуємо їх на ринку за готівку. Створюємо, знову, "Надходження товарів і послуг". Купівля, комісія. Встановлюємо дату 03.12.2015. Створюємо контрагента "Роздрібні магазини і ринки". Ставимо галочку "постачальник". Натискаємо "Ok".

Зверніть увагу, що автоматично до нашого нового контрагенту створився і договір.

В даному випадку, звичайно ж, буде матися на увазі "усна домовленість", нічого спільного з паперовим договором цей створений в програмі договір не матиме. Просто в 1С в обох обліках договір є обов'язковим реквізитом.

На цей раз, знімаємо галочку "бух. облік "і залишаємо тільки галочку" відображати в упр. облік ". На ринку, припустимо, 1 одиниця товару коштує не 500 грн, як у нашого постачальника, а 600 грн. Всього товару ми купуємо на 1200 грн. Проводимо надходження.

Зверніть увагу, що тепер у нас в бухгалтерському обліку 6 штук товару, а в управлінському - 8 штук. Заборгованість перед даними постачальником (Роздрібні магазини і ринки) сформувалася тільки в управлінському обліку. Давайте погасимо її управлінським видатковими касовими ордером.Заходім, знову, в журнал "Касові документи". Створюємо новий видатковий касовий ордер. Оплата постачальнику. Встановлюємо той же день, що і надходження - 03.12.2015. Знімаємо галочку "відображати в бух. облік ". Вибираємо контрагента "Роздрібні магазини і ринки" і вносимо 1200 грн. Проводимо.

Залишок в управлінській касі зменшився на 1200 грн. і становить тепер 8800 грн .. В бухгалтерії, взагалі, ніяких змін не відбулося.

Зараз, коли управлінський і бухгалтерський залишок у нас в базі відрізняються, я хочу Вам показати, що база заточена для менеджерів під управлінський облік. Є такий зручний для менеджера інструмент, як "Робоче місце менеджера з продажу". Викликається з "документи-> Продажі".

Коли ми наведемо на наш товар, ми побачимо, що програма покаже, саме, управлінський залишок (тобто 8 штук), на який менеджер, взагалі-то, і повинен орієнтуватися.

А чи маємо ми можливість продати весь товар по безналу або тільки частина - це вже питання друге. Головне, в даному випадку - бізнес. А документальне оформлення - другорядне. Хоча, для бажаючих можна зробити доопрацювання, щоб програма, в даному місці, показувала 2 залишку, і менеджер враховував, скільки і за якою формою йому можна товара продати. Це вже, як Ви вирішите працювати в програмі. Детальніше про "Робочому місці менеджера з продажу" ми поговоримо в одній з наступних статей.

Також, якщо зайти в документ "Реалізація товарів і послуг", багато хто любить заповнювати цей документ з підбору по залишкам. Для цього потрібно натиснути кнопочку "Підбір" і вибрати зверху "По залишках номенклатури". Тут, як ми бачимо, здадуться вже обидва залишку. Управлінський залишок - 8 штук. і, так званий, залишок організації - 6 штук.

Як Ви зрозуміли, це, як раз, бухгалтерський залишок. Точно такий же підбір доступний і з документа "Замовлення покупця", яким ми, в подальшому, будемо користуватися частіше.

Тепер, давайте продамо офіційно 7 тепловентиляторів. Нагадую, що в бухгалтерському обліку зараз є тільки 6 штук. Але часто в бухгалтерії, ми, як раз, на відміну від управлінського обліку, дозволяємо в базі 1С продаж в "мінус". Знову-ж, виходячи з логіки, що цілі бізнесу понад усе. І якщо в бухгалтерії не вистачає на якийсь момент за офіційними документами товару, то бухгалтер замовляє документи для, так званої, "фіктивної" закупівлі, щоб закрити цю прогалину. Якщо Ви проти продавати по бухгалтерії в мінус, то можете не дозволяти в програмі цю можливість. Все залежить від вас. У нашому прикладі - ми дозволимо. Створюємо реалізацію. Продаж, комісія. Ставимо дату 04.12.2015 і час 12:01. Обидві галочки для загального обліку вже стоять. Клієнт "Візіо". Продаємо 7 штук по 1000 грн. Документ лається, як я і очікував, що в бухгалтерії немає стільки товару.

Щоб дозволити в УТП списання товару по бухгалтерії в мінус, потрібно зайти в повному інтерфейсі в "Сервіс" -> Налаштування обліку -> Налаштування параметрів обліку ".

Перейти на вкладку "Параметри бухгалтерського обліку", а там на "Аналітичний облік МПЗ". Тепер потрібно поставити галочку "Відключити контроль негативних залишків МПЗ".

Натискаємо "Ok". Пробуємо провести документ. Як бачите, лається, але проводиться. Тепер у нас в бухгалтерії залишок -1, а в управлінському обліку залишок 1.

Зараз, напевно, бухгалтери повстануть на мене, так як я пропоную скасувати перевірку негативних залишків для бухгалтерського обліку. Взагалі-то, це потрібно робити тільки після того, як Ви владнається з керівництвом чіткий бізнес-процес товарообігу. Щоб Ви, потім, в останню ніч не сиділи і, як то кажуть, не розгрібали всі ці мінуси. Якщо керівник не хоче один раз сісти з Вами і чітко продумати, як Ви будете вирішувати дане питання, то краще відключайте цей контроль. А то стане тільки гірше. Як то кажуть, коли автоматізіруешь хаос, то виходить, лише, автоматизований хаос. А я за те, щоб програма дозволяла і бізнесу приймати рішення, і при цьому, перед державою у підприємства, теж, не виникало ніяких питань. Для цього, в єдиній базі обидва обліку і потрібно вести. Детальніше про це в статті " Чому бухгалтерський і управлінський облік варто вести в єдиній базі ".

Повернемося, до нашого прикладу. Бухгалтер заднім числом, як я вже говорив, створює фіктивний прихід в бухгалтерському обліку на 2 штуки товару. Це потрібно для того, щоб бухгалтерський залишок відповідав управлінського залишку і до компанії, в разі чого, не було претензій з боку держави про невідповідність реальних залишків складу з офіційними документами.

Створюємо надходження. Дата 04.12.2015, час 12:00:30, адже нам потрібно ввести прихід, хоча б, трохи раніше витрати, який, відповідно, і загнав бухгалтерський залишок в мінус. Вибираємо постачальника "Рога і копита". Ціну ми ставимо, припустимо, 800 грн. Сума виходить 1600 грн. Обов'язково знімаємо галочку "управлінський облік". Проводимо.

Тепер, залишок по бухгалтерії - 1 штука і він дорівнює управлінського залишку. А по бухгалтерським взаєморозрахунках ми, тепер, повинні 1600 грн. даному контрагенту. Що робити з цією заборгованістю - не тема цієї статті. До речі, дуже важливо! Усі товарні документи після внесеного заднім числом документа, потрібно обов'язково перепровести, щоб в наступних документах підхопилася правильна собівартість! Ми про це ще поговоримо в наступних статтях. А зараз, ми знаємо, що після даного нашого приходу, внесеного заднім числом, є тільки одна реалізація. Перепроведем її просто вручну.

Як бачите, документ більше не лається на відсутність товару з бухгалтерського обліку.

Зверніть увагу, що тільки що відбулося. Загальний документ списав по бухгалтерії одні партії товарів, а з управлінського обліку інші. Ось що мені дуже подобається в веденні обліку в єдиній базі! До речі, для автоматичного виявлення і створення документів під бухгалтерські мінуса, в стандартній конфігурації є спеціальна обробка. Я покажу її Вам в наступних статтях. Тут потрібно відзначити, що в цілях, саме, бухгалтерського обліку, нам важливо, щоб на момент здачі звітності, у нас в обліку не було ніяких мінусів. І, в цих цілях, ми просто могли б оприбуткувати тільки 1 штуку, щоб просто закрити мінус. А для того, щоб відповідати управлінського складу, коли в бухгалтерському обліку товару менше, іноді, оформляють прийняття товару на відповідальне зберігання. Ну, бухгалтери всі ці "фішки" знають.

Тепер, припустимо, "Іванов І. П." купує у нас 1 тепловентилятор за готівку. Створюємо реалізацію тільки в управлінському обліку на 1 штуку за ціною в 1000 грн. Встановлюємо дату в 05.12.2015. Проводимо.

Отримуємо ці 1000 грн. і створюємо касовий ордер, щоб оприбуткувати ці гроші в управлінському обліку. Проводимо.

Тепер, у нас в управлінському обліку залишок товару - 0, а в бухгалтерському - 1 штука. Крім того, залишок по управлінської касі збільшився на 1000 грн. і становить 9800 грн.

Тепер, якщо потрібно, щоб на поточну дату у нас бухгалтерський облік товарних залишків відповідав управлінського, то доведеться зробити "фіктивний продаж" на 1 штуку в бухгалтерському обліку. Можна було, в принципі, зробити повернення 1 штуки "рогам і копит", але, в даному випадку, я вирішив показати все показати на прикладі продажу. Вносимо реалізацію. Ставимо 06.12.2015. Покупцем вибираємо "Копита і роги". Продаємо 1 тепловентилятор за 900 грн. Знімаємо галочку "управлінський облік". Проводимо.

Вуаля, бухгалтерський склад, тепер, як і управлінський склад має залишок - 0. Також, в бухгалтерському обліку у нас, додатково, з'явився борг покупця - 900 грн.

Фіктивні закупівлі і продажу, іноді, роблять через своїх індивідуальних підприємців, що входять в структуру компанії. В цьому випадку, схема буде дуже схожою. Як можна зручно вводити такі операції в програмі 1С, ми розглянемо в наступних статтях.

Я неодноразово стикаюся з тим, що деякі бухгалтери, які вже давно працюють в програмі, але ніколи не знали про можливості ведення двох обліків в єдиній базі, спочатку налаштовані скептично. Вони кажуть, що облік заплутається і, що вони чули, що ці можливості ще сирі і т.д. Так ось, можу запевнити - все це ще з часів сімки прекрасно налагоджено і відмінно працює. І зараз я покажу Вам, що після проведених нами операцій весь облік - на своїх місцях.

Формуємо оборотно-сальдову відомість за рахунком 301 (рахунок каси).

Як бачите, ніяких рухів по бухгалтерської касі не було.

Відкриваємо рахунок 361 (взаєморозрахунки з покупцями).

Як бачите, тільки офіційні продажі. Немає ніякого Іванова, який купував у нас товар за готівку.

На 631 рахунку (взаєморозрахунки з постачальниками), теж, немає ніяких ринків, де ми купували тепловентилятори за готівку.

Рахунок 281 (товари на складах) - як бачите, 8 прийшло і 8 пішло, як ми і очікували.

Друга партія - це наш прихід від контрагента "Рога і копита".

Тепер дивимося управлінські звіти. Заходимо в "Звіти -> Грошові кошти -> Відомість по коштах".

Виберемо поточний місяць, щоб розділити наш залишок з рухами за місяць. Сформувати. Як бачите, в управлінській касі залишок 9800, так як ми внесли 10000, витратили 1200 грн. на покупку товарів на ринку і отримали 1000 грн від клієнта.

Зайдемо в "Звіти -> Продажі -> Взаєморозрахунки -> Відомість по взаєморозрахунками з контрагентами".

Сформувати. Як Ви пам'ятаєте зі статті " Взаєморозрахунки з контрагентами в 1С ", Тут і покупці і постачальники потрапляють в один звіт. Як бачите, тут тільки реальні операції.

Немає ніяких "Рогів та копит" і "Копит і рогів", за якими тільки виписувалися документи, але реальних рухів не відбувалося.

Зайдемо в "Звіти -> Продажі -> Аналіз продажів -> Валовий прибуток".

Сформувати. Тут у нас 2 справжні продажу.

Одна була офіційна на 7 штук, інша за готівку. Зверніть увагу, що собівартість перших 6 штук була 500 грн., А друге двох штук по 600 грн. У першому рядку списані 6 товарів з офіційної поставки по 500 грн. і 1 товар з товарів, що ми купили на ринку.

А в другій продажу списаний тільки товар, який був куплений на ринку.

Як бачите, і тут бухгалтерські фіктивні закупівлі і продажу на управлінський облік не вплинули. І, наостанок, відкриємо "Звіти -> Запаси (склад) -> Відомість по партіях товарів на складах".

Як бачите, все списано в 0.

Наша друга партія в управлінському обліку - це покупка у контрагента "Роздрібні магазини і ринки".

Сподіваюся, Ви переконалися, що механізм відмінно працює.

До речі, если Дану статтю читають Керівники - сміліво відправляйте его своим бухгалтерам та починаєм Вже правильно и повно вести свой облік. Весь облік, а не только бухгалтерський. Нагадую, що ми в цій статті розглядаємо, виключно, стандартні можливості програми, без яких-небудь доопрацювань!

Я неодноразово бачив, як бухгалтери відмахуються, мовляв, моє завдання вести тільки бухгалтерський облік, а все інше мене не стосується. Але у компанії не завжди є кошти, щоб найняти окремої людини для ведення реального обліку. У той же час, виходить, бухгалтер лише звітує перед державою. А це дуже дорого для бізнесу - утримувати людину тільки заради цих цілей. Тому, я закликаю бухгалтерів задуматися і все-таки постаратися, по можливості, допомагати своєму шефу і з управлінським обліком. Повірте, Ви станете незамінним співробітником і Ваша вартість на ринку праці зросте, адже чималий відсоток бухгалтерів, або не знають управлінського обліку, або не хочуть ним займатися. А то, начебто, керівник і профінансував покупку програми 1С, а все одно залишається сліпим кошеням, так як бухгалтерія, на жаль, не може дати йому всіх потрібних даних для прийняття управлінських рішень.

Далі, що стосується питання безпеки, то для конкретних користувачів можна встановити право бачити тільки бухгалтерський облік, а про управлінський вони не будуть, навіть, нічого підозрювати. І навпаки. Також, я неодноразово говорив, що Вашу базу даних 1С можна перенести з офісу в інше місце. Є можливість, навіть, перенести її в іншу країну. Взагалі, з питання безпеки у нас ще буде цілий цикл статей, так що не розслабляйтеся. 🙂

Юрій Халтін, виконавчий директор ТОВ «Бізнес Сервіс Провайдер».