Як оформити трудову книжку вперше

1. Оформлення трудової книжки вперше
2. Де придбати трудову книжку?
3. Які документи потрібно подати?
4. Термін внесення записів
5. Порядок внесення записів
6. Нюанси при заповненні
7. Оформлення для різних категорій

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Незважаючи на те що незабаром планується масовий перехід на електронні трудові, зараз звичайні, паперові книжки все ще залишаються дуже важливим документом, заклад якого обов'язково при першому працевлаштуванні, починаючи з якого він повинен буде вестися постійно.

У трудову вносяться всі важливі відомості про роботу. Тому роботодавець повинен знати, як її правильно оформити, робити записи , І які можуть знадобитися документи.

Оформлення трудової книжки вперше

При першому влаштуванні на роботу обов'язково потрібно оформити трудову протягом тижня після того, як працівник влаштувався. Занесенням даних займається, звичайно, не сам володар документа, а працівник відділу кадрів, відповідальний за ведення трудових. Зазвичай він же відповідальний і за зберігання, і він знаходить спільну мову цей документ, оскільки працівник при собі його не має, і його видають безпосередньо на підприємстві. Весь час, поки він продовжить роботу в компанії, трудова буде зберігатися в ній, а при звільненні її необхідно видати йому на руки, після чого він вже з нею відправиться до наступного роботодавцю.

Іноді з працівника, для якого зводиться трудова, утримується її вартість, а в деяких випадках немає. Це залежить від того, які порядки прийняті в компанії, але саме право утримати гроші є, оскільки трудові повинні нею закуповуватися. Іноді компанія зобов'язана здійснити заміну документа за свій рахунок, а саме:

• при його невірному заповненні її співробітниками.
• Якщо сталася псування, і власник не винен в ній.
• Якщо документи були масово загублені.

Де придбати трудову книжку?

Як правило, набуває книжку сам роботодавець, працівникові ж залишається лише виплатити її вартість - та й то зазвичай не потрібно робити спеціально, суму просто віднімають з наступної заробітної плати. Добре, якщо вся процедура так спрощено, але іноді працівникові доводиться і самому займатися її придбанням: або компанія маленька, і виявилося, що в ній просто немає закуплених про запас трудових, або ж вони коштують дорожче, і працівник вирішує заощадити, придбавши собі трудову сам.

Зробити це можна в кіоску Росдруку або в будь-якому канцелярському магазині - їх продаж вільна. Правом на виробництво має лише «Держзнак», і на вироблених ним трудових книжках є спеціальний захист. Це стосується саме нових зразків, прийнятих з 2004 року, при цьому старі ніхто не відміняв і, хоча виглядають вони інакше, але як і раніше дійсні.

На відміну від окремих співробітників, підприємства зазвичай закуповують трудові оптом, замовляючи їх у компаній, що мають контракт з «Держзнаком», або безпосередньо у нього. Перевозяться вони в такому випадку за допомогою компанії, що має право на перевезення захищеної поліграфічної продукції. При придбанні обов'язковий облік - щоб вести його, необхідний журнал обліку трудових. Кожне використання бланка потім відбивається в журналі, так само як і псування.

щодо вартості трудової варто сказати, що зараз її можна придбати приблизно за 250-400 рублів залежно від регіону.

Для оптових клієнтів діють знижки, тому компанії купують їх за 100-150 рублів. Для не дуже чесних керівників це іноді служить додатковим способом збагатитися - адже при великих обсягах дохід від подібної спекуляції може виявитися не таким вже й малим.

Які документи потрібно подати?

Якщо раніше співробітник не працював, отже, це для нього перше оформлення трудової, то він має подати ряд документів:

• паспорт;
• дані про освіту - диплом або залікова книжка, якщо воно ще не закінчено.

Будуть потрібні вони вже при заповненні книжки, з них потрібно буде отримати дані. При покупці ці документи не потрібні. Якщо ж трудову працівник отримує в організації, то також не треба оформляти заяву на неї, оскільки видавати їх повинні всім. Але от якщо мова йде про заміну загубленої, то заяву, зазвичай, написати потрібно.

Крім перерахованих документів, якщо потрібно замінити втрачену книжку, також можуть знадобитися дані про стаж працівника. Можливо також його освіту змінилося, або він пройшов службу в армії, щоб внести відомості про це теж потрібні будуть підтверджуючі документи.

Термін внесення записів

Як свідчить Трудовий кодекс (стаття 66), обов'язково завести книжку або внести записи в уже наявні, якщо співробітник пропрацював в компанії більше п'яти днів, і ця робота у нього основна.

Це вступає в невелике протиріччя з Постановою Уряду № 225 «Про трудові книжки», в пункті 8 другого розділу якого вказується, що завести трудову необхідно не пізніше ніж через тиждень роботи - тобто воно дозволяє не оформляти її на день довше. Малоймовірно, що можливі будь-які штрафи при настільки дрібному порушенні 66 статті ТК, тобто, якщо роботодавець трохи не вклався в термін, але все ж краще орієнтуватися саме на менший часовий період.

Порядок внесення записів

Давайте розберемося, як оформити трудову і почати її вести. Першим кроком стане оформлення титульного аркуша, а його основні правила викладені в Постанові Міністерства праці № 69. Запис повинен вестися в такий спосіб:

• П. І. Б. працівника вносяться за паспортом, без скорочень;
• дата народження записується за допомогою арабських цифр;
• вказується рівень освіти;
• прописується спеціальність виходячи з тієї, що відображена в дипломі;
• проставляється дата, до якої розпочато ведення документа.

Після того як заповнення титульного аркуша завершено, розписується прийнятий на роботу, тим самим засвідчуючи, що зазначені відомості вірні, атем ставить підпис і заповнював титульний лист співробітник, приймаючи відповідальність за подальше ведення. Нарешті, проставляється печатка компанії.

Коли титульний лист оформлений, можна приступати до внесення перших записів.

Необов'язково найпершої повинна бути запис про працевлаштування в компанію, в якій оформляється книжка: найчастіше це відомості про те, що громадянин пройшов навчання або відслужив в армії - оскільки ні в навчальному закладі, ні в армії трудові не заводять. Хоча між закінченням навчання або служби та внесенням запису може пройти досить великий час, але дата внесення запису ставиться саме актуальна.

І вже після відомостей про навчання або службі робиться запис про влаштуванні на роботу . У третьому розділі все того ж Постанови № 69 детально обговорюються наступні деталі:

1. Назва організації-роботодавця не повинно містити скорочень навіть у тому випадку, якщо вони допустимі у внутрішніх документах компанії.
2. В першу графу ставиться номер запису.
3. У другу - дата в форматі число-місяць-рік, теж повністю (наприклад - 15.05.2017).
4. У наступну - посаду, на яку прийнятий громадянин, підрозділ, розряд, якщо є випробувальний термін - його тривалість.
5. Потім вказується, на підставі чого внесено запис - зазвичай це наказ про прийом на роботу; назва документа не повинно містити скорочень, також необхідно вказати номер і дату, коли він був прийнятий.

Після цього трудова, нарешті, буде повноцінно заведена, про що слід внести запис до журналу руху книжок - цим займається той же співробітник, що завів документ.

Нюанси при заповненні

Невірно внесена запис

Навіть при чіткому виконанні інструкцій помилки виключити не можна. Якщо таке трапилося, то важливо правильно її позбутися - на цей рахунок є чіткі інструкції. Як вказується в Постанові Уряду № 225, виправленням повинен займатися той же співробітник, який і допустив помилку. Підставою може стати заява працівника, або ж співробітник може сам помітити помилку.

Але не завжди це можливо. Іноді відповідальний співробітник до цього моменту вже звільнений, і тоді внести виправлення буде повинен іншій, іноді і зовсім організація, в якій внесли запис, вже припинила існування, тоді виправлення повинні будуть внести співробітники кадрового відділу нового роботодавця, але перш за необхідне отримання спеціального розпорядження керівництва на цей рахунок. при втраті книжки для відновлення даних застосовуються такі документи, як трудовий договір і довідки з попередніх місць роботи.

Якщо ж все не так складно, і потрібно всього лише виправити недавно внесену невірну запис, то вона не повинна закреслює. Замість цього, вноситься ще одна, в якій вказується, що запис під певним номером є недійсною - це повідомлення необхідно засвідчити підписом автора, а також печаткою компанії. Потім вноситься вірна інформація.

Оформлення для різних категорій

Є певні категорії працівників, оформлення трудових для яких матиме порядок, відмінний від звичайного. це:

1. Неповнолітні - список необхідних документів при прийомі на роботу виявиться більше, ніж зазвичай. Зрозуміло, навіщо - необхідно надати набагато більше гарантій дотримання всіх прав відповідно до закону. Що стосується саме трудової, то відмінність у тому, що особистість буде засвідчуватися за свідоцтвом про народження, крім того, буде потрібно довідка зі школи, в якій працівник отримує освіту. Завести трудову можна з 14 років.
2. Студенти - освіту підтверджується довідкою з деканату або студентської книжкою.
3. сумісники - запис про додатковому місці роботи повинна вноситися при бажанні самого співробітника, для цього надаються копії заяви і наказу про прийом.
4. Індивідуальні підприємці - взяти трудову підприємець повинен буде самостійно, своїми силами, і оформити її.