Книга обліку руху трудових книжок (журнал)

1. Що говорить закон?
2. Нормативна база
3. Навіщо потрібна?
4. Чи обов'язково вести?
5. Як заповнювати журнал обліку трудових книжок?
6. Правила заповнення та ведення
7. Основні вимоги
8. розділи
9. бланк:
10. Додаткові матеріали
11. Чи можна зробити самим?
12. Чи можна вести електронно?
13. Чи можна пропускати рядки?
14. Оформлення титульного аркуша
15. внесення записів
16. Як зробити запис про дублікаті?
17. нумерація
18. Помилки та виправлення
19. Як підписувати?
20. Як прошити?
21. опломбування
22. Якщо книга зіпсована
23. Якщо журнал закінчився
24. Скільки зберігається документ в організації?
25. відповідальність роботодавця
26. Як зробити виписку з книги обліку?

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Трудові книжки передаються працівником на зберігання роботодавцю. У першому місці працевлаштування документ видається на підприємстві.

Для обліку форм передбачений журнал, ведення якого вимагає дотримання правил заповнення.

Що говорить закон?

Обов'язок ведення роботодавцями обліку трудових книжок закріплена в Постанові Уряду від 16.04.2003 № 225 (діюча редакція від 19.05.2008), (далі - Постанова).

Постанова Уряду РФ від 16 квітня 2003 р N 225

Для систематизації даних кадрової ведеться книга обліку руху трудових книжок і вкладиша до неї.

Нормативна база

Форма книги обліку руху трудових книжок представлена ​​в додатку №3 до Постанови Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69.

Постанова Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69

Навіщо потрібна?

У журналі проводиться реєстрація трудових книжок працівників:

• переданих до кадрового орган на зберігання при працевлаштуванні;
• відкритих для співробітника першого робочого місця;
• оформлених роботодавцем вкладишів - в разі видачі вкладишів на попередньому місці роботи реєструється тільки книжка.

Записи в книзі обліку дозволяють контролювати надходження, видачу трудових книжок.

Законодавством встановлено обов'язок роботодавця видавати книжки співробітників в день звільнення , Що підтверджують дата і підпис одержувача документа.

Чи обов'язково вести?

Відсутність книг обліку документів, пов'язаних з працею або виплатою винагороди, прирівнюється до порушень трудового законодавства.

У підзаконних актах (Постанова) є пряма вказівка ​​на обов'язок роботодавця організувати роботу з обліку трудових книжок.

На підприємстві призначається особа, відповідальна за ведення журналу обліку.

Як заповнювати журнал обліку трудових книжок?

Обов'язок ведення журналу обліку покладається на кадрову службу. В організаціях або ІП з малою чисельністю веденням кадрового обліку займається бухгалтерія.

Правила заповнення та ведення

Ведення обліку здійснюється в хронологічному порядку надходження документів.

На підприємстві є тільки одна форма, що застосовується до повного використання.

Основні вимоги

Книга обліку повинна зберігається в особи, відповідальної за її ведення.

Для використання необхідно пронумерувати, прошити та опломбувати форму. У процесі ведення не допускається заміна, видалення листів.

Записи, що стосуються видачі нових трудових книжок, повинні бути внесені тільки після проходження бланка за книгами обліку і видаткових документів.

розділи

У стандартній формі, запропонованої до застосування, є 13 граф.

У складі інформації розділів зазначаються:

• У графі 1 вказують номер запису в журналі.
• Графи 2,3,4 несуть відомості про дату працевлаштування або внесення запису в трудову книжку. Заповнення документа проводиться після 5 днів роботи.
• Графа 5 містить дані про ПІБ в повній формі без скорочень.
• Графа 6 - серія та номер книжки, вкладиша або дубліката документа.
• Колонка 7 інформує про посаду, на яку прийнятий працівник. Відомості повинні відповідати штатним розкладом і записи в книзі.
• У графі 8 вказують підрозділ, в яке прийнято працівника (можна не заповнювати).
• В колонку 9 вносяться дані про наказ, на підставі якого співробітник прийнятий. Відомості не заповнюються при видачі дубліката або вкладиша.
• Графа 10 призначена для підпису особи, відповідальної за ведення журналу.
• Колонка 11 заповнюється тільки при внесенні плати за видачу трудової, вкладиша працівникові. Якщо плата не стягувалася, в розділі ставиться прочерк.
• Графи 12 і 13 заповнюються при звільнення працівника і отриманні ним трудової книжки . Підпис і дата свідчать про дотримання роботодавцем трудового законодавства.

При відправці документа при звільненні працівника поштою в графи 12 і 13 вносяться номер і дата відправлення.

Зразок заповнення:

бланк:

Книга руху трудових книжок

Додаткові матеріали

Працівник може надати відкриту раніше трудову книжку зразка різних років.

У бланках, які видаються за зразком 1938 року відсутня особистий номер документа. Цю особливість необхідно враховувати при заповненні графи 6 журналу.

При внесенні запису в колонці ставиться прочерк.

Чи можна зробити самим?

Особа, відповідальна за ведення обліку, може використовувати готові журнали типографського виробництва або завантажити зразок з сервісів кадрової спеціалізації.

При використанні друкованого зразка необхідно звернути увагу на тривалий період використання або архівації журналу і використовувати обкладинку з цупкого паперу або картону.

Чи можна вести електронно?

Ведення журналу реєстрації трудових книжок в електронній формі не допускається.

Прямої вказівки законодавства на заборону немає, але вести електронну книгу немає можливості. У документ повинні бути внесені оригінальні підписи осіб - керівника підприємства, відповідального працівника і працівника, який здобув документ.

Чи можна пропускати рядки?

Записи, внесені в документи, проводяться в хронологічному порядку з дотриманням наскрізної нумерації.

Ведення кадрових працівником записи з пропуском рядків не вважається порушенням при умові збереження порядку нумерації.

Оформлення титульного аркуша

Титульний аркуш книги повинен бути в наявності в обов'язковому порядку.

Лист дозволяє ідентифікувати підприємство і дату відкриття документа. На титулі вказується назва організації або ІП, день, місяць і рік початку ведення журналу.

При закритті обліку на титулі фіксується дата закінчення ведення документа.

приклад:

внесення записів

Текст, що вноситься до книги обліку, повинен вестися темним чорнилом.

В оформленні журналу необхідно дотримуватися умов ділового листа - не допускати скорочень в написанні імені, по батькові, посади і місця роботи співробітника.

Як зробити запис про дублікаті?

Видача дубліката трудової книжки замість втраченої форми проводиться за аналогією з оформленням документа для працівника першого місця працевлаштування.

Відомості про документ вносяться в журнал.

Підставою для запису служить не наказ про прийом на роботу, а заява працівника.

Запис вноситься під своїм номером на рядку, що відповідає хронології видачі і супроводжується посиланням - «дублікат».

приклад:

нумерація

Журнал має наскрізну нумерацію, проставлену до її прошивки.

Допускається присвоєння номерів посторінково або на кожному аркуші форми. Нумерація документа дозволяє уникнути видалення або заміни листів.

Проставлення номера проводиться в нижньому правому куті листа або сторінки.

Помилки та виправлення

Записи, внесені в журнал з помарками або неточностями, не допускаються.

Помилкові або невірні відомості необхідно виправляти грамотно:

• Рядок з помилками повинна бути закреслена суцільною лінією таким чином, щоб перекреслений текст легко читався.
• Якщо в журналі є стовпець «Примітка», виправлення вносяться в ньому, супроводжуючи назвою «Виправлення стовпчика 4».
• При відсутності стовпчика з примітками текст анулюється і під рядком проводиться новий запис з правильними даними.

Наведемо приклад заповнення по порядку за відсутності колонки з примітками:

• Текст з № 15 закреслюється.
• «Запис за № 15 недійсний».
• Вірна запис: інспектор Васечкина Т.П. (підпис).
• У рядку з порядковим номером 16 вказується повністю правильний текст.

Текст завіряється працівником, відповідальним за ведення журналу руху трудових книжок з розшифровкою особистих даних.

Як підписувати?

Документ містить підписи відповідальної особи, веде облік, та працівника, який надав трудову книжку на зберігання.

Працівник ставить підпис в журналі тільки в момент отримання документа, засвідчуючи факт отримання і дату видачі.

Як прошити?

У Постанові затверджена обов'язкова прошивка книги обліку, завірена підписом керівника підприємства або індивідуального підприємця.

Запис, зроблений на звороті, повинна містити:

• Назва книги обліку.
• Кількість сторінок, зазначені цифрами і прописом.
• Посада, ПІБ особи, що посвідчує документ.
• Дата створення запису.

Засвідчення форми здійснює тільки керівник підприємства.

опломбування

Після прошивки книги необхідно зробити опломбування документа.

Для скріплення ниток використовується сургучна друк або пломба. Для спрощення процедури використовують пломбіратор - просте в застосуванні пристрій. Підприємство може встановлювати на документ пломбу - замикаються елемент одноразового застосування.

Після опломбування в журнал необхідно внести номер контрольної пломби поруч з запевняє написом.

про ведення трудових книжок читайте на нашому сайті.

Як скласти заяву про прийом на роботу перекладом? дивіться тут .

Типовий бланк положення про прийом на роботу можна скачати тут .

Якщо книга зіпсована

Журнал, що не придатний для подальшого використання, зіпсований в процесі ведення діяльності, підлягає заміні.

Для документального оформлення процесу оформляється акт комісії, створеної на підприємстві. У документі вказується причина псування документа і особа, відповідальна за відновлення даних.

Новий документ повинен містити відомості про трудові книжки працівників, працевлаштованих на момент створення нових даних.

Якщо журнал закінчився

Законодавством не встановлено правила, як вести нову книгу обліку після закінчення старого журналу.

Нова книга повинна бути за аналогією зі старою пронумерована, опломбована і завірена керівником.

Практики кадрового діловодства пропонують 2 варіанти підрахунку листів:

• нового журналу - ведеться з 1 номера;
• нумерація ведеться з наступного, зазначеного в якості кінцевого в старому журналі, номера.

Вибір порядку нумерації визначається кадровою службою. Журнал, який не має місця для записів, продовжує використовуватися для посвідчення видач книжок, раніше прийнятих на облік.

Після звільнення останнього працівника, чий документ відзначений в журналі, її закривають і зберігають визначений термін.

Скільки зберігається документ в організації?

Термін зберігання книги становить 75 років.

Тривалість періоду зберігання обумовлено специфікою інформацією журналу, пов'язаної з працевлаштуванням працівників.

Документ зберігається в безпосередньому доступі до видачі останньої книжки, зазначеної в формі. Надалі книга підлягає архівації за актом.

Питання про подальше ведення книги часто виникає при реорганізації, що проводиться в компанії.

Якщо структура продовжує діяти при збереженні чисельності, складу працівників, документи передаються на новостворене підприємство.

Передача журналу здійснюється за актом одночасно з трудовими книжками, договорами, картками та іншими формами, відкритими на співробітників.

відповідальність роботодавця

При відсутності книг обліку або в разі, якщо форма не скріплена сургучною печаткою або пломбою, роботодавця можна притягнути до відповідальності.

Штрафу можуть піддати:

• Посадових осіб організації у розмірі суми від 1 до 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
• Організацію на суму від 30 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Адміністративні покарання накладаються по ст. 5.27 КоАП. Повторне порушення тягне дискваліфікацію керівника на термін від 1 до 3 років.

Стаття 5.27 КоАП РФ

Як зробити виписку з книги обліку?

Обгрунтованість права працівника запитувати виписку з книги обліку є спірною.

Згідно ст. 62 ТК РФ, працівник може звернутися з письмовою заявою до роботодавця і отримати документи, пов'язані з виконанням трудових обов'язків. Процедура реєстрації трудових книжок відноситься тільки до документообігу підприємства.

Роботодавець може піти назустріч працівнику і видати документ.

На практиці виписку просять судові органи, що розбирають спірні питання з звільненнями.

Серед відомостей виписки вказуються:

• Реквізити підприємства.
• Дані, пов'язані з урахуванням трудової книжки конкретної особи. Інформація подається в табличній формі.
• Документ складається на фірмовому бланку підприємства. Папір реєструється в журналі вихідних документів.

Бланк виписки можна скачати тут:

Бланк виписки з журналу руху трудових книжок

Облік трудових книжок ведеться в журналі, записи якого дозволяють визначити факт і дату здачі документа на зберігання в кадрову службу підприємства і видачі при звільненні працівника.