Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua
Дефектна відомість - це документ, який складається за фактом огляду об'єкта, що потребує ремонту або модернізації. Такий акт складають при отриманні на ремонт товарів, які знаходяться на гарантії, або підлягають сервісному обслуговуванню.
Цей документ дуже важливий, тому що він один несе в собі такі функції:
- Заміна проекту.
- Частина локального кошторису.
- Доказ проведеного огляду та наявність дефектів.
Складати відомість може тільки висококваліфікований співробітник, який уповноважений проводити огляд і робити відповідні висновки. Тільки після огляду та висновку відомість може бути складена.
зразок дефектної відомості (Excel-файл у форматі XLS).
завантажити форму дефектно відомості (Word-файл у форматі DOC).
завантажити зразок дефектної відомості на ремонт автотранспорту (Word-файл у форматі DOC).
У яких випадках складається і використовується:
- Господарська причина складання відомості - акт складається в першу чергу для того, щоб зафіксувати і підсумовувати дефекти. Далі, необхідно провести планування та розрахунки на перспективу. У них приділяється увага діям, які потрібно або не потрібно здійснювати, щоб поломка повторилася. Знаючи причину і вміючи її уникнути, господар транспортного засобу зможе підвищити шанси на успішне користування машиною в подальшому.
- Оподаткування - акт допомагає компанії, яка здійснює ремонт, прорахувати ефективність вкладень, які доведеться зробити для усунення неполадок. Це потрібно для того, щоб у податкової інспекції не виникло підозри в махінаціях. Розрахунки проводяться бухгалтером, який використовує не тільки дані конкретно поточної ситуації, а й розпоряджається цифрами, отриманими з попереднього досвіду.
- Визначення категорії робіт (ремонт або вдосконалення) - інформація в дефектної відомості допомагає чітко визначити тип робіт, які належить виконати. Це дуже важливо, адже кожен їх вищевказаних типів вимагає різної суми вкладень, і оплачується, відповідно, по-різному. Ремонт зазвичай обходиться дешевше, якщо не має місце повна заміна дорогих деталей.
Власникам автосервісів необхідно відповідально ставитися до складання дефектних відомостей, так як цей дуже важливий документ просто необхідний власникам в разі перевірки з боку податкових органів. Пам'ятайте, що вказувати інформацію, необхідно максимально розгорнуто. Постарайтеся якомога менше коштів списувати на пункт «Додаткові витрати», так як великі суми в цій графі можуть стати підставою для недовіри і подальших перевірок.
Податкову інспекцію може зацікавити факт часто повторюваних поломок, на які списуються навіть незначні суми. Для того щоб позбавити себе всіх «принад» перевірки контролюючих органів, потрібно приділити особливу увагу розрахунками ефективності та запобіжних заходів, які можна впровадити в ремонтується об'єкт, щоб уникнути рецидивів.
Хто складає?
Складанням акта займається уповноважена особа компанії, яка має намір (або зобов'язана) здійснити ремонт. Особа, яка проводить огляд і фіксацію внутрішніх поломок або внутрішніх дефектів, повинно мати відповідну для даного роду діяльності кваліфікацію.
Людина, що склав відомість, повинен запевнити її своїм ім'ям і підписом, тим самим беручи на себе відповідальність за все вказане там перед власником ремонтної організації, власником транспортного засобу, і податковою інспекцією.
Правила складання
Як і будь-який офіційний документ, дефектну відомість потрібно вміти скласти правильно і грамотно.
Для цього необхідно слідувати цій інструкції:
- По-перше, слід пам'ятати про те, що дефектний акт складається навіть при проведенні найменшої господарської операції.
- Назва моделі автомобіля, деталей, і організації, яка здійснює ремонт, потрібно вказувати повністю, уникаючи скорочень. Це обумовлено тим, що акт відноситься до первинної документації, і має юридичну силу в разі претензій до однієї зі сторін процесу.
- Всі документи, які підтверджують придбання та встановлення запасних частин, потрібно обов'язково додати до акта. У звіті потрібно вказати найменування фірми або ім'я ІП, який поставив товар, повну адресу установи-постачальника, всі контакти, які допоможуть з ним зв'язатися.
- Підписи всіх учасників є необхідністю.
- Підписувати акт може не тільки власноруч керівник, а й бухгалтер, або інша уповноважена осіб про, яке готове прийняти на себе таку відповідальність.
- Складати документ ніжно під час проведення ремонтних робіт або відразу ж після їх закінчення.
- Дуже важливо знати, що помарки і коригування в документі неприпустимі.
- Номер, назва, і дата складання акта повинні бути внесені з внутрішній реєстр первинної документації.
- Складаютьвідомість від руки. Дозволено використовувати формуляри, які заповнюють синьою або чорною ручкою.
- Електронний варіант дозволений, але він все одно повинен мати паперовий аналог.
- Показувати такі документи, як дефектна відомість можна тільки власнику автомобіля та уповноваженим органам (податкова служба, наглядачі).
- Неправильно заповнена відомість позбавляється юридичної сили і не може служити доказом у разі пред'явлення претензій.
структура документа
Інструкція щодо заповнення
- На самому початку потрібно вказати причину складання. Тут вказують власника автомобіля, його контактні дані, марку транспорту, і опис дефектів.
- Далі потрібно більш детально визначити фронт робіт і скласти кошторис. Всі ці дані повинні грунтуватися на достовірній інформації та строгих математичних підрахунках, але ніяк не на інтуїції і розрахунках «на око». Частина з кошторисом уточнюють в ході процесу ремонту або модернізації.
- У документі потрібно вказати дату початку роботи, і день, до якого роботу потрібно буде здати.
- Якщо планується капітальний ремонт, в ході якого виявляються досі невраховані неполадки, їх вносять у відомість і акт у вигляді ревізії.
- Необхідно підтвердити факт ознайомлення власника транспорту з усіма даними, внесеними у відомість. Його згода вноситься у вигляді підпису. Так як дефектна відомість не має конкретної форми складання, формат підтвердження від клієнта може бути обраний фірмою-виконавцем. Деякі вважають за краще отримати від замовника фразу «З документом ознайомлений (а) і згоден (на)», написану від руки власника автомобіля.
Навіть якщо який-небудь документ не має чітких вимог до складання та обігу, він повинен одержати таку інформацію:
- Назва документа (вказати великими літерами посередині листа).
- Фактичну дату складання.
- Назва структури / організації, яка складає папір.
- Суть запланованих дій.
- Грошовий еквівалент роботи, яку потрібно виконати.
- Посади і ПІБ виконавців.
- Підписи учасників (від руки).
особливості складання
- Якщо відомість складають для того, щоб визнати одну або кілька частин автомобіля непридатними, краще зібрати комісію, яка підтвердить факт перевірки і погодиться з винесеним вердиктом. Якщо замінити потрібно, наприклад, двигун, створення комісії майже неминуче, так як справа йде про велику суму, до якої майже напевно виникнуть питання. Члени комісії повинні бути компетентні в даному питанні, інакше їх схвалення не матиме жодної ваги.
- Наказ про ремонт або повну заміну деталей видаються особисто керівником на основі раніше складеної відомості. Обидва документи повинні мати свій номер (іноді і серію), і бути завіреними печаткою боку, що займається ремонтом.
- Складаючи дефектну відомість, подбайте про те, щоб у вас була її копія, яка замінить оригінал в разі його втрати.
Хто складає?