Акт прийому-передачі у тимчасове користування

1. Сфера застосування
2. уніфікована форма
3. підготовка
4. Складові частини
5. додаткові частини
6. можливі помилки

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Акт прийому-передачі у тимчасове користування - це спосіб документально зафіксувати факт переходу товарно-матеріальних цінностей від однієї сторони до іншої. Причому фігурувати в ньому можуть як приватні особи, так і організації.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акту прийому передачі у тимчасове користування .doc Завантажити зразок акта прийому передачі у тимчасове користування .doc

Сфера застосування

Найбільш часто акт прийому передачі у тимчасове користування застосовують в благодійності. Школи, дитячі садки та інші установи мають право приймати пожертвування в будь-якій формі. На це їм, згідно з існуючим законодавством, не потрібні дозволи.

Якщо мова йде тому, щоб передати будь-яке майно на час, то кращого способу юридично грамотно відобразити це в документації не знайти. Уніфіковані форми цього документа були скасовані в 2014 році.

Сьогодні кожна організація має право складати власну форму акта, заповнювати її і підписувати. Головне - дотримати умови, викладені в другому пункті 9 статті закону №129-ФЗ від 21 листопада 1996 року. У ньому перераховані основні вимоги. Головне з цих вимог - наявність у документі реквізитів організації. Крім цього, форма акта повинна знайти відображення в обліковій політиці компанії, яка її використовує.

уніфікована форма

Якщо немає бажання «винаходити велосипед», то в 90-х роках минулого століття були прийняті уніфіковані форми, які з успіхом використовуються досі. Але це не єдино вірний варіант оформлення. Альбом уніфікованих форм документації з обліку товарних цінностей був затверджений Постановою Держкомстату №66 від 9 серпня 1999 року. Приєднаний зразок - це додаток №5 до цього документа.

підготовка

У бюджетних і в більшості інших організацій облікова політика влаштована таким чином, що для складання та підписання актів передачі необхідно попередньо окремим наказом сформувати комісію і призначити її голови.

Причому група працівників у складі комісії (вважаючи з головою) не повинна бути менше трьох осіб. Інакше підписаний нею акт не буде оформлений юридично грамотно.

Складові частини

У правій верхній частині зразка акту прийому-передачі у тимчасове користування знаходиться посилання на положення, яке було прийнято в організації. Цей документ повинен закріплювати в користуванні акти подібного роду. Відразу ж під посиланням на положення передбачені графи під візу керівника. Крім підпису, в ній повинні бути вказані посада, прізвище та ініціали уповноваженої на візування співробітника компанії. У представленому в якості зразка акті також міститься:

• Інформація про те, від кого отримано матеріальне майно. Якщо це організація, то потрібно вказати її назву і реквізити. Якщо жертводавцем є приватна особа, то необхідно вказати його ПІБ і паспортні дані.
• Посади і ПІБ членів комісії, а також голови. Окремо можна вказати, це постійна або тимчасово діюча комісія.
• Посилання на документ, згідно з яким була сформована комісія. У зразку вказані номер наказу і дата його підписання.
• Список переданих матеріальних цінностей. Іноді для зручності розміщення даних вдаються до складання списку, але частіше в акті знаходиться таблиця з окремими графами для зазначення характеристик переданих матеріальних цінностей. Останні будуть залежати від характеру передачі. У таблиці пишуть порядковий номер речі, найменування, кількість. Якщо це принципово важливо, то вказують відсоток зносу і інші характеристики.

В кінці акту передачі у тимчасове користування обов'язково розписуються представники обох сторін. Причому з боку юридичної особи повинні залишити свої підписи всі члени комісії. Якщо в приймаючій організації є печатка, то вона повинна стояти також в кінці документа.

додаткові частини

При складанні подібного роду документів буде логічно, якщо між сторонами буде укладено спеціальну угоду. У ньому прописуються основні моменти угоди. В акті прийому-передачі в якості додатків можуть бути вказані:

• Вартість. Якщо оцінка не проводилася, то вказується ціна придбання або середня ринкова вартість на конкретний момент часу.
• Умови використання. У цій графі приймаюча сторона формулює, що саме вона має намір робити з переданим майном.
• Вид упаковки товарно-матеріальних цінностей.
• Характеристика переданого майна.
• Одиниці виміру та їх код по ОКУД.
• Особливі відмітки. У цій графі жертводавець може прописати, що він має право забрати товарно-матеріальні цінності після закінчення терміну дії угоди або при використанні їх не за призначенням. Остання умова обов'язково повинно бути прописано в договорі для того, щоб інформація в двох документах збігалася.

Кожна організація має право змінювати поля таблиці так, як вважає за потрібне. Головне - відобразити сформовані бланки акту передачі у тимчасове користування в обліковій політиці організації.

можливі помилки

Описки і випадкові помилки найчастіше зустрічаються в переліку майна. Кожному рядку таблиці повинні відповідати одне найменування, кількість і ціна повинні бути вказані вірно. Якщо помилкові дані були помічені вже після підписання та реєстрації паперу, то її можна виправити.

Для того щоб замінити невірну інформацію, її перекреслюють однією рисою, зверху пишуть правильну. Але для того щоб виправлення було прийнято, біля нього повинні розписатися всі особи, які залишили «автографи» у документі. Список цих осіб: голова і члени комісії з прийому та передачі в тимчасове користування і безпосередньо жертводавець (або особа, яка здійснювала передачу).

Що ж стосується терміну зберігання, то він визначається терміном зберігання договору дарування (або оренди), до якого акт прийому-передачі у тимчасове користування додається. Для того щоб знищення подібних паперів було законним, скликається окрема комісія з утилізації документів і складається відповідний акт.