Її Величність первичная документация: загальні питання

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

За традицією почнемо з визначення поняття «первинний документ». Його ми знайдемо в Законі про бухоблік . згідно абзацу одинадцятого ст. 1 цього Закону

Зауважте: раніше Закон про бухоблік вказував ще й на те, що первинна організація є підтвердженням здійснення господарської операції **. Однак первинний документ був і залишається основою для обліку. У бухгалтерському обліку всі операції відображаються виключно на підставі первинки. На що це впливає? Про це скажемо трохи нижче.

Є ще один важливий документ - Положення № 88 . Воно дає більш детальне визначення. Під первинними документами розуміють документи, створені в письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення ( п. 2.1 Положення № 88 ).

Зверніть увагу: визначення з Положення № 88 не зовсім коректно.

Справа в тому, що свого часу Мінфін ще в листі від 27.01.2006 р № 31-34000-30-27 / 1450 вказував на те, що розпорядження / дозволу адміністрації (власника) на проведення господарської операції не можуть бути первинним документом.

Висновок цілком логічний, тому що подібні розпорядження, по суті, не містять інформацію про операції, а лише підтверджують дозвіл на її проведення.

Первинною документацією вважаються, наприклад, акт виконаних робіт, товарний чек, видаткова накладна, товарно-транспортна накладна (ТТН), бухгалтерська довідка і т. Д. З недавніх пір ще й оплачений рахунок-фактура (інвойс) поповнив ряди первинних документів (докладніше на с. 9). Про це згадується і в листі Мінфіну від 16.02.2017 р № 31-11410-06-5 / 4339.

Загалом, перелік можна продовжувати практично до безкінечності. Головне, щоб цей документ містив в собі необхідні реквізити і відомості про господарську операцію.

Про реквізити зараз і поговоримо, а потім приділимо увагу відомостями про господарські операції.

Основні реквізити

Первинні документи можуть бути складені в паперовій або в електронній формі і повинні мати такі обов'язкові реквізити ( ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік ):

1) назву документа (форми);

2) дату складення;

3) назву підприємства, від імені якого складено документ;

4) зміст, обсяг і одиницю виміру господарської операції *;

5) посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

6) особистий підпис або інші дані, які дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Положення № 88 в якості обов'язкових реквізитів визначає те ж саме, але трохи уточнює пункт 5 нашого списку. Вимагає не тільки вказівки посади відповідальної особи, але ще і його прізвища (п. 2.4). Що цілком логічно.

Крім того, в залежності від характеру операції до первинних документів можуть включатися також додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства з ЄДР **, номер документа, підстави для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, і т. Д.

Деяких законодавчих актів встановлюють свій перелік обов'язкових реквізитів. Наприклад, ПКУ в п. 201.1 передбачає обов'язкові реквізити для податкової накладної.

Зверніть увагу: друк в нашому списку реквізитів не згадується. Втім, вона тут ніколи і не фігурувала. Нагадаємо: використання печатки на сьогоднішній день є необов'язковим для всіх суб'єктів господарювання, крім нотаріусів, державних органів та органів місцевого самоврядування ***.

Наслідки помилок / незаповнення окремих реквізитів

Помилки або незаповнення будь-яких реквізитів можуть обернутися сумнівами в реальності показників звітності. А тут і до підозр в нереальності операції недалеко. Таку позицію досить часто займають податківці.

Так, виходячи з визначення первинного документа в Законі про бухоблік (Див. Вище) він на сьогодні не є підтвердженням здійснення господарської операції.

Нагадаємо: господарська операція - це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства. Вона може мати як позитивний, так і негативний результат.

Однак первинка залишається підставою для бухгалтерського і податкового обліку. І підтвердженням тому служить п. 44.1 ПКУ : Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та / або податкових зобов'язань, в тому числі на підставі первинних документів. Платникам забороняється формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених, знову ж таки, первинкою.

Але скажемо прямо: ситуація не така однозначна. Яка позиція судів з питання помилок і невключення окремих обов'язкових реквізитів в той чи інший первинний документ?

Суди з великою увагою ставляться до заяв податківців про «нереальних» операціях. Тому кожне окреме обставина справи в більшості випадків піддається ретельному аналізу.

Більш того, протягом досить тривалого часу суди підтримують в цій ситуації сторону бізнесу. Вважають що

Ключове тут - фактичний рух активів або зміни у власному капіталі або зобов'язаннях платника податків у зв'язку з його господарською діяльністю (див., Наприклад, ухвалу ВАСУ від 05.07.2017 р по справі № 813/5455/14 ****).

Виходить, що помилки в первинній документації, так само, як і відсутність деяких реквізитів, ще не означають, що господарська операція нереальна.

Електронна первинка

Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг ( п. 2.3 Положення № 88 , абзац восьмий ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік ).

Відповідно, до основних нормативних документів, якими ми повинні керуватися при складанні будь-якого первинного документа, додаються Закон про ЕЦП і Закон про ЕД .

Документ в електронному вигляді повинен містити ті ж реквізити, що і «паперовий». Але з невеликою поправкою. Замість звичайного підпису накладається електронний цифровий (ЕЦП).

Зверніть увагу: у разі складання та зберігання первинних документів в електронному вигляді підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також державних органів в межах їх повноважень, передбачених законом.

У зв'язку з цим виникає питання: чи потрібно роздруковувати первинні електронні документи, якщо їх вимагають податківці в рамках перевірки?

ДФСУ вважає, що потрібно. Свою думку вони висловили в листі від 03.03.2017 р № 4451/6 / 99-99-14-03-03-15 . Звичайно, подібне роз'яснення не є обов'язковим для всіх, але позиція цілком ясна.

Чим аргументують? Згадують все той же п. 2.3 Положення № 88 і ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік (див. вище). Крім того, посилаються на п. 85.8 ПКУ: посадова особа контролюючого органу, яке проводить перевірку, у випадках, передбачених ПКУ, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, які відносяться до предмету перевірки.

Більш того, такі копії засвідчуються підписом платника податків або його посадової особи та повинні бути скріплені печаткою (за наявності). Також не забувають про ч. 6 ст. 7 Закону про ЕД . Зокрема, копією документа на папері для електронного документа є його візуальна подача на папері.

Здавалося б, чому не можна надати електронну копію документа в електронному вигляді? Тим більше, що виходячи з ч. 5 ст. 7 Закону про ЕД це можливо. Тільки копію потрібно засвідчити в установленому законом порядку. І тут криється проблема. На жаль, не придумали поки такого нормативно-правового акта, який би встановлював правила посвідчення електронної копії з електронного документа.

Тому і виходить, що доводиться надавати копії електронних документів в паперовому вигляді ☹.

Ще один важливий нюанс - друк в електронній первинці. згідно ч. 7 ст. 5 Закону про ЕЦП аналог друку в формі додаткової ЕЦП ставиться у випадках, коли:

а) відповідно до законодавства необхідне засвідчення звичайним друком дійсності підпису на документах та відповідності копій оригіналам;

б) потрібно забезпечити цілісність електронних даних та ідентифікацію юрособи як підписанта під час надання адміністративних та інших послуг в електронній формі (наприклад, отримання витягу з ЄДР в електронному вигляді на підставі платного запиту);

в) здійснюється інформаційний обмін з іншими юрособами.

Таким чином, виходить, що звичайну печатку все-таки скасували (надали право її не використовувати). А електронний «побратим» своїх позицій не здає. Хоча формально, з урахуванням оновлених положень про пресу, перераховані нами випадки до госпсуб'єктів вже неспроможні. Але, тим не менше, більшість обмінних алгоритмів документами з державними органами (наприклад, ДФСУ) все-таки передбачає накладення «електронної» друку.

А що якщо втратили?

У цьому випадку порядок дій визначають ПКУ та Положення № 88 .

Положення № 88 передбачає обов'язок керівника підприємства письмово повідомити про «зникнення» правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення (п. 6.10).

Тут зауважимо: жоден нормативно-правовий акт вимог до чисельного та персонального складу комісії не висуває. Як правило, до її роботи залучаються головний бухгалтер, юрист, інженер з техніки безпеки, головний інженер або інші фахівці, які можуть визначити причини і наслідки втрати первинки.

В той же час Положення № 88 вимагає запросити для роботи в комісії представників слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Хоча представників конкретного органу все-таки логічніше залучати в залежності від обставин втрати первинної документації.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство (актуально для комунальних і державних підприємств), а також територіального органу УКРІНФОРМ в 10-денний термін.

ПКУ ж зобов'язує попередити податківців про втрату (так само як і про пошкодження або дострокове знищення) первинних документів в письмовому вигляді в 5-денний строк з дня, коли сталася така подія ( п. 44.5 ).

При цьому форма такого повідомлення нічим не передбачена. Так що повідомляємо в довільній формі із зазначенням обставин втрати. У повідомленні вкажіть перелік зниклих документів. Не буде зайвим вказати їх реквізити, якщо, звичайно, є така можливість.

Важливо! Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем отримання податківцями повідомлення про втрату. Наприклад, ви втратили первинну документацію 01.08.2017 р, а подали в канцелярію інспекції повідомлення про зникнення 03.08.2017 р Значить, 90-денний термін буде відраховуватися з 04.08.2017 р

Підсумуємо порядок дій схемою.

Первинна нерухомість vs кібератака. Законодавець відреагував на цю позаштатну ситуацію і Законом України від 13.07.2017 р № 2143-VIII (далі - Закон № 2143), який вступив в силу з 26.07.2017 р, вніс зміни в підрозділ. 10 розд. ХХ ПКУ .

Зокрема, новий п. 45 встановив правила поведінки в разі втрати інформації (в тому числі тієї, яка містилася в базах даних обліку платника податків) внаслідок кібератаки. Первинна нерухомість сюди прекрасно вписується.

Так ось, тимчасово (до 31.12.2017 р) в разі втрати інформації внаслідок кібератаки за наявності підтвердних ця подія документів платник податків зобов'язаний: (а) протягом 10 календарних днів з дня набрання чинності Закону № 2143 письмово повідомити про цю подію податківцям за місцем обліку; (б) відновити втрачену і / або пошкоджену інформацію.

Підтверджуючим документом послужать копія заяви (повідомлення про кримінальне правопорушення) і документ, що підтверджує її реєстрацію (п. 1 ч. 2 ст. 60 Кримінального процесуального кодексу України ).

Таким чином, ви повинні будете пройти загальну процедуру при втраті первинної документації, про яку ми говорили вище. Але укластися з кроками 1 - 3 нашого алгоритму потрібно в 10 календарних днів з дня набрання чинності Закону № 2143 .

Відновити первинку не вдалося? Якщо до вас заявиться податкова перевірка, то буде вважатися, що підтверджують показники звітності документів у вас немає ( п. 44.6 ПКУ ). А раз їх немає, то чекайте донарахувань і штрафів за недостовірні дані.

Первинна нерухомість з АТО

Проблеми з первинною документацією в умовах проведення АТО ніхто не заперечує. Тому в п.п. 38.11 підрозділ. 10 розд. ХХ ПКУ передбачені спеціальні правила для підтвердження даних податкової звітності саме для такої сітуаціі.Данние, зазначені в звітності, в цьому випадку не можуть піддаватися сумніву тільки на підставі того, що первинки немає.

Але, по-перше, не всі госпсуб'єкти з АТО в цю процедуру потрапляють. «Пільгові» умови по первинці стосуються тільки тих, хто одночасно:

а) за станом на 1 квітня 2017 року «переїхав» (змінив в ЄДР місцезнаходження / місце реєстрації) з тимчасово окупованої території і / або території населених пунктів на лінії зіткнення на підконтрольну територію України;

б) сплачували податки в бюджет в період проведення АТО відповідно до ПКУ.

По-друге, підстав для неможливості пред'явити первинку всього два:

1) вона втрачена (знищена або пошкоджена) у зв'язку з проведенням АТО;

2) вона знаходиться в зоні проведення АТО (на території населених пунктів на лінії зіткнення) і її:

(а) неможливо вивезти або (б) вивезення пов'язане з ризиком для життя і здоров'я або у зв'язку з іншими адміністративними перешкодами, встановленими органами влади (наприклад, обмеження для в'їзду / виїзду на територію проведення АТО).

Ви підпадаєте під всі критерії? У такому випадку для початку потрібно подати письмове повідомлення про неможливість вивезення первинки в податкову. Цей документ складається в довільній формі, підписується керівником і головним бухгалтером.

У повідомленні зазначаються:

- обставини, які призвели до втрати і / або неможливість вивезення первинних документів;

- податкові (звітні) періоди;

- загальний перелік первинних документів (по можливості - із зазначенням реквізитів).

Після подачі такого повідомлення ви дізналися, що первинка загублена остаточно? Тоді направляєте фіскалам друге повідомлення, але вже про втрату первинних документів із зазначенням обставин цієї події.

Такі повідомлення вкрай важливі! Справа в тому, що саме їх подача вважається підставою для збереження витрат, від'ємного значення з податку на прибуток, податкового кредиту, суми від'ємного значення ПДВ минулих звітних періодів без наявності первинної документації.

Отже, загальні моменти розглянуті. В інших статтях цього номера будемо говорити про премудрості складання окремих «представників» первинної «братії» ☺.

висновки

• Первинний документ є підставою для бухгалтерського та податкового обліку.
• Помилки в первинної документації не говорять про нереальність господарської операції.
• Платник податків зобов'язаний відновити втрачену первинку протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем ​​отримання податківцями повідомлення про втрату.
• Для госпсуб'єктів з АТО діють спеціальні правила для підтвердження даних з податкової звітності.