- Порядок передачі документів за описом
- До чого призводять невраховані документи?
- Реєстр передачі документів в електронному вигляді
Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua
Практично кожна російська компанія у своїй діяльності накопичується колосальний обсяг паперових документів різного характеру, зокрема:
- документи регламентованого кадрового та бухгалтерського обліку;
- договірні документи;
- установчі та корпоративні документи;
- внутрішні організаційні документи;
- документи в ході взаємодії з держорганами і контрагентами компанії.
Незважаючи на повсюдне впровадження технологій електронного, документи на паперових носіях продовжують існувати в будь-якій організації, як через необхідність їх дублювання поряд з електронними документами, або в зв'язку з відсутністю електронних копій в принципі (установчі документи).
Порядок передачі документів за описом
Протягом усього життєвого циклу документи нерідко переходять з рук в руки, передаються співробітникам, клієнтам, державним органам. Кінцевою точкою життєвого циклу документа є їх передача в архів. Передача документів до архіву відбувається за описом переданих документів, зразок якого затверджується наказом по підприємству і повинен містити:
- № п / п,
- Назва документу,
- Кількість листів в документі,
- Уточнюючі відомості.
Завантажити зразок опису переданих документів
Пропонуємо докладніше зупинитися на передачі документів виконавцю, тобто співробітнику компанії, який в зв'язку зі службовою необхідністю тимчасово отримав документ з місця його постійного зберігання. Перш за все, слід розмежовувати опис переданих документів як протокол, або акт прийому-передачі, і загальний журнал реєстрації, або реєстр переданих документів. Якщо метою першого документа є реєстрація та облік всіх переданих документів з фіксацією назви документа, його типу (оригінал-копія), кол-ва листів, дати передачі і дати повернення, то акт прийому-передачі є підтвердженням однієї записи в журналі передачі.
Для ведення опису переданих документів використовується або рукописний журнал, куди вручну вносяться відомості, або бланк в форматі MS Excel ( скачати бланк опису переданих документів ). Для фіксації факту передачі документа необхідно скласти протокол, або акт прийому-передачі документів, бланк якого може виглядати наступним чином . Акт прийому-передачі документів - це документ, який складається з метою підтвердження факту передачі від однієї особи іншій зазначених в ньому документів. Документи можуть передаватися однією юридичною особою іншій за договором, співробітником в разі його переведення на іншу посаду, при звільненні, ліквідації структурного підрозділу, тощо.
Зразок, бланк реєстру передачі документів не затверджена законодавчо, але наступна інформація повинна в ньому бути присутнім обов'язково:
- Назва документу;
- номер, дата і місце складання;
- перелік переданих документів, їх кількість і тип - оригінал або копія;
- найменування юридичних осіб, ПІБ сторін акту;
- підписи відповідальних осіб, печатки.
Такий реєстр передачі документів складається за затвердженим зразком в двох примірниках, по одному для кожної із сторін. За допомогою нього можна передати як один документ, так і кілька відразу.
До чого призводять невраховані документи?
Недбале ставлення до переданих документів неминуче призведе до їх втрати, відповідно, до необхідності їх відновлення .
Реєстр передачі документів в електронному вигляді
Модуль «Юрайт: Управління справами юросіб» дозволяє формувати:
- Зразок опису переданих документів по організації в електронному вигляді:
Зручність даного звіту в тому, що в тому випадку, коли документ знаходиться на руках у виконавця, в звіті «опис документів» буде відображена інформація про це. Причому опис документів можна сформувати як по одному конкретному юрособі, так і по всіх організаціях відразу. Таким чином, даний звіт є готовою бланк реєстру передачі документів. - Акт або протокол передачі конкретного екземпляра документа виконавцю:
Сформований протокол передачі документів зручно відразу роздрукувати, підписати у виконавця, відсканувати і зберегти в програмі. За N днів і годин до (або після) закінчення терміну повернення документів виконавцем можливо налаштувати оповіщення будь-яким зручним способом (поштою, в програмі або по SMS), яке нагадає видав або були співробітнику документ про необхідність його повернення: 
Вас також можуть зацікавити:
До чого призводять невраховані документи?