Накази з особового складу: терміни зберігання

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Термін зберігання наказів з особового складу
3. Зберігання наказів по особовому складу

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Один з основних питань, рано чи пізно виникають перед секретарем стосується наказів по особовому складу. У цьому матеріалі ми детально розповімо про те, яким чином і скільки слід зберігати дану документацію.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Класифікатор наказів

У кожній організації в процесі її діяльності виникає ряд документів, які регламентують всю роботу. Основними документами кожної компанії є розпорядча документація, до числа якої відносяться накази по особовому складу, термін зберігання яких помітно відрізняється від інших. Щоб мати уявлення про правильне визначення термінів зберігання, рекомендуємо звернути увагу на класифікатор.

Слід пам'ятати, що в процесі діяльності в кожній компанії створюються накази трьох видів:

• основні;
• по особовому складу;
• по адміністративно-господарській діяльності.

Перша категорія має постійний термін зберігання, третя - 5 років. При цьому, якщо 1 і 3 категорії мають строго визначені терміни, то друга категорія підлягає грамотному визначенням належності наказів.

Класифікатор наказів являє собою упорядкований перелік заголовків наказів, які видаються в кожної компанії. Простіше кажучи, даний перелік містить інформацію про індекси документації, особах, що візують документи і про терміни зберігання. Наявність даного переліку дозволяє істотно знизити кількість помилок, а також легше визначати терміни зберігання наказів з особового складу. Його присутність в діловодстві компанії значно спрощує пошук необхідної документації та навіть, в якійсь мірі, регламентує порядок підписання і реєстрації. Крім того, його можна з успіхом використовувати для подальшого створення довідника в системи електронного документообігу .

Термін зберігання наказів з особового складу

Відомо, що різні документи мають свої терміни зберігання. При цьому строки зберігання наказів значно варіюються, в залежності від виду діяльності. Наприклад, на питання, скільки зберігаються накази по основній діяльності, відповідь завжди залишається незмінною - постійно. Це пов'язано з тим, що документи основної діяльності можуть знадобитися в будь-який час, тому і зберігати їх слід особливо уважно і дбайливо. Як правило, дана документація в архіві зберігається окремо, а на справах ставиться відповідна відмітка про постійну терміні зберігання.

Термін зберігання наказів по основній діяльності є незмінним. Дана документація підлягає зберіганню навіть в разі ліквідації організації і передається в муніципальний або державний архів.

Термін зберігання наказів з особового складу може бути різним, залежно від змісту самого документа. Щоб з'ясувати, скільки років зберігаються накази по особовому складу, рекомендуємо звернути увагу на таблицю, наведену нижче.

Для початку слід сказати про те, що термін зберігання наказів залежить, в першу чергу, від обґрунтованості його змісту. Зрозуміло, що наказ про прийом на роботу буде мати більш значущий характер, ніж наказ про відрядження. Також термін зберігання наказу про прийом на роботу будь-якого співробітника (від директора до прибиральника) є фіксованим. З цієї причини значно більші накази по особовому складу зберігаються протягом 75 років. Простіші накази підлягають 5-річному приміщенню на зберігання.

Для зручності ми підготували таблицю, з якої ви зможете зрозуміти, скільки зберігаються накази по особовому складу.

Вид наказу по особовому складу

Термін зберігання

Про прийом на роботу

75 років

про звільнення

Про переведення на іншу посаду

Про заохочення працівника

Про призначення премії (преміювання)

Про встановлення надбавок та доплат до основної окладної частини

Про надання відпустки без збереження заробітної плати

Про надання відпустки по догляду за дитиною

Про зміну прізвища / імені

Про присвоєння чину (муніципальним і державним службовцям)

Про підвищення розряду працівника

Щодо розслідування нещасних випадків з працівниками

Про направлення у відрядження без виїзду в інші країни (від місяця і більше)

Про направлення у відрядження в інші країни

Про проходження практики студентами (при наявності офіційних виплат)

Про надання чергової відпустки

5 років

Про надання лікарняного

Про проходження практики студентами (без виплат)

Про направлення у відрядження без виїзду в інші країни (терміном до 1 місяця)

Про стягнення

Як видно з таблиці, термін зберігання наказів про прийом на роботу, як і про звільнення, становить 75 років. Це обумовлюється тим, що дані документи є основними доказами факту роботи співробітника в організації. Крім того, накази на прийом на роботу (термін зберігання не залежить від стажу працівника) слід зберігати в окремій справі.

Читайте також:

Зберігання наказів по особовому складу

Зберігання наказів по особовому складу здійснюється в архіві організації. При цьому організація архівного зберігання даних особового складу має на увазі роздільне організацію справ. Так, накази по особовому складу за термінами зберігання групуються в справи 75 років і 5 років зберігання відповідно. Відзначимо, що ні в якому разі не можна групувати справу з документів різних термінів зберігання.

Також доцільно позначати справи індексом і літерним позначенням. Як правило буква ставиться через дефіс від самого індексу справи. Так, справи з 75-річним терміном можна позначити однією буквою, а 5-річні - інший. Подібний захід дозволить в подальшому швидко і точно визначити, які документи входять до складу даної справи.

Також слід згадати і про те, що кожен наказ по особовому складу має обгрунтування, на основі якого він складається. Наприклад, для складання наказу про відпустку служить відповідну заяву, для наказу про переведення на нову посаду також має бути присутнім відповідну заяву від працівника і т.д. Однак в разі здачі наказів на зберігання в архів їх комплектування в справи здійснюється без супутніх документів. Як правило всі обгрунтування зберігаються окремо, так як мають окремий термін зберігання. При цьому найбільш зручною і практичною мірою є приміщення обґрунтувань до особової справи співробітника. В такому випадку до відповідного документа в справі додається відмітка із зазначенням місця зберігання обґрунтування.

Кожна справа формується за датою та номером документа. При великому обсязі кадрової документації угруповання справ повинна здійснюватися по 250 аркушів в один том. При більшій кількості слід завести другий том, який буде містити відповідну відмітку.

Читайте також: