- Що це таке
- Яка його роль
- Правове регулювання
- Порядок дій
- Чия необхідний підпис
- При роботі в 1С
- Заповнений зразок дефектації
Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua
Непридатність товарів і об'єктів стає підставою для створення акта з описом дефектів. Керуючись цим документом, пошкодження усуваються або об'єкти списують з обліку. Як формують дефектний акт?
У витрати будь-якої організації періодично включається ремонт обладнання або основних засобів або їх списання. Завданням бухгалтера стає не тільки контроль таких витрат, але і забезпечення їх прозорості.
Тобто наявність несправностей об'єкта вимагає документального оформлення, для чого складається спеціальний акт. Як сформувати дефектний акт правильно?
З плином часу будь-яке майно втрачає первинні властивості. Це робить неможливим подальше його використання.
Залежно від поточного стану об'єкта він може відновлюватися або списуватися. З метою визначення подальшої долі основного засобу або обладнання потрібне виявлення дефектів.
Для цього проводиться спеціальне обстеження об'єкта, за його підсумками складається дефектний акт . Керуючись актом дефектації, керівництвом приймається рішення про ремонт об'єкта або зняття його з обліку.
Дефектний акт стає підставою майбутньої господарської операції, виступаючи в ролі первинного документа. Але для того щоб акт був визнаний відповідним обліку, необхідно оформить його правильно.
Що це таке
Дефектний акт це документ, в якому перераховуються виявлені дефекти об'єкта, що оглядається. Складає і підтверджує акт спеціально створена комісія.
Така може складатися з штатних співробітників , Але можуть залучатися і сторонні експерти.
Зміст дефектного акту включає в себе наступні моменти:
- Назва документу;
- дата складання акта і дата затвердження нього;
- назва склала документ організації;
- найменування об'єкта огляду із зазначенням інвентарного номера;
- список виявлених дефектів;
- перелік дефектів, визнаних непереборними щодо морального або фізичного зносу;
- технічні характеристики виявлених дефектів з відображенням одиниць виміру;
- висновки комісії щодо усунення дефектів;
- підписи відповідальних осіб.
Яка його роль
Дефектний акт це елемент первинної документації. У ньому перераховуються всі виявлені несправності об'єкта і рекомендації по їх усуненню.
Складається цей документ в таких ситуаціях як:
- плановий огляд майна;
- огляд устаткування внаслідок виникнення збоїв в роботі;
- огляд при прийманні об'єкта з ремонту;
- монтаж обладнання;
- надходження об'єкта;
- введення в експлуатацію.
На підставі дефектного акту визначається, що саме належить виконати - ремонтно-відновлювальні роботи, списання пов'язаних витрат, списання самого об'єкта і подібне.
Рішення приймається виходячи із суті відображених в акті дефектів, можливості і доцільності їх усунення. Сам по собі документ являє таблицю із зазначенням виявлених проблем.
В акті не відображається вартість майбутніх витрат. Основна мета документа це підтвердження фактичного стану об'єкта огляду та обгрунтування підстави при визначенні масштабів і доцільності майбутніх ремонтних робіт.
Дефектний акт стає підставою для складання кошторису витрат , Звіту про доцільність відновлювальних робіт, наказу керівника на проведення ремонту або списання об'єкта.
Чимале значення має дефектний акт і в податковому обліку. Зокрема акт підтверджує витрати підприємства на ремонт або списання майна.
У разі відсутності дефектного акту податкова інспекція може порахувати незаконними витрати. Тобто не визнаються обгрунтованими включення витрат в загальні витрати підприємства.
При відсутності акту можливо донарахування податків і застосування штрафних санкцій. Важлива роль дефектного акту це зменшення оподатковуваної бази.
Правове регулювання
У бухгалтерському та податковому обліку під списанням об'єктів мається на увазі списування вартості майна внаслідок незастосування такого. Детально списання основних засобів розглядається в ПБО 6/01 (П.29).
Тут сказано, що ОС списуються за допомогою виключення з бухобліку суми вартості об'єкта, який вибув, ліквідовано або не може приносити організації економічну вигоду.
Чи можливо застосувати ці терміни і до будь-якого іншого майна. Важливо, що списувати майно організація не зобов'язана. Але поки об'єкт числиться в обліку, він визнається активом, існуючим і використовуваним.
Норми бухгалтерського законодавства зобов'язують документально підтверджувати будь-який факт господарської діяльності суб'єкта.
Отже, будь-який ремонт або відновлювальні роботи щодо будь-якого об'єкта повинні супроводжуватися належними документами.
Таким, як правило, стає наказ керівника, але і він повинен мати документальне обгрунтування.
Рішення про списання або ремонту майнового об'єкта приймається на підставі акта, котрий фіксує технічного стан - дефектного акту.
Суворої форми документа не передбачено, хоча для окремих випадків існують спеціальні бланки. В той же час ФЗ №402 визначає можливість самостійної розробки документів.
Застосування уніфікованих форм не обов'язково. Але будь-який документ, що визнається первинним, повинен містити в собі обов'язкові реквізити. Інше зміст визначається самим господарюючим суб'єктом.
При складанні дефектного акту важливо врахувати всі вихідні дані та інформацію, яка в подальшому дозволить визначити розцінки на майбутній ремонт, умови роботи, призначення витрат та інше.
Формуючи документ, слід дотриматися такі нюанси:
Вказуючи об'єкт огляду потрібно перерахувати дані Дозволяють максимально точно ідентифікувати майно. Назва вказується в тому вигляді, як воно прописано в бухобліку. Вказується інвентарний номер, основні характеристики Перераховуючи дефекти, кожен з них слід відображати індивідуально Неприпустимо визначення, що визначення «об'єкт несправний». Потрібно точно вказати що саме, яка деталь, дефектірована У рекомендаціях експертів слід враховувати всі виявлені дефекти З приводу кожної окремої несправності дається окремий коментар щодо можливості його усунення, ремонту або заміни деталей Підсумком експертних рекомендацій Стає висновок щодо технічного обслуговування об'єкта в цілому і відновлення колишньої працездатності
При необхідності до дефектного акту можуть додаватися додаткові документи. Наприклад, додатком можуть виступати креслення обміру, фотографії виявлених дефектів, докладний опис кожної виявленої несправності та інше.
Додатком може бути і акт дефектної відомості , Зразок якої містить таблицю для докладного опису дефектів. Кількість примірників дефектного акту визначається ступенем необхідності.
Часто документ формується в одному екземплярі. Але якщо за оглядати майно несе відповідальність матеріально відповідальна особа , Копія акту повинна бути йому надана.
Також правом на отримання копії акта з усіма додатками володіє будь-який учасник комісії. Примітно, що підсумкові думки членів комісії можуть і не збігатися.
Ухвалення одностайного рішення зовсім не обов'язково. Якщо хтось із відповідальних учасників огляду не згоден з думкою комісії в цілому щодо рекомендацій, він має право внести до акта відповідний запис про власну точку зору.
Порядок дій
Приводом для проведення процедури дефектації може ставати:
- щорічна або періодична інвентаризація майна;
- плановий огляд об'єктів;
- виявлення несправностей в процесі роботи.
Якщо негайно після виявлення пошкодження співробітником, який застосовує обладнання або матеріально-відповідальною особою, на ім'я керівника подається Пояснювальна записка .
Їм віддається розпорядження на огляд об'єкта. В інших випадках рішення про необхідність складання дефектного акту приймається комісією, що здійснює огляд устаткування.
Комісія затверджується наказом керівника. При цьому визначається склад комісії, призначається голова і позначаються повноваження.
В процесі дефектації об'єкта комісія заповнює бланк, уніфікованої форми або розробленої і затвердженої в складі облікової політики самою організацією.
Порядок оформлення дефектного акту виглядає так:
Формується «шапка» документа У правому верхньому куті розташовується блок, що описує, кому призначений акт. Тут вказується назва організації, посада та ініціали керівника. Згодом тут проставляється стверджує штамп Створюється титульний розділ Прописується назва документа, його номер, місце і дата складання. Тут же відображається юридична адреса компанії. У цьому ж розділі вказується найменування об'єкта, його місцезнаходження, інвентарний номер, інші ідентифікуючі характеристики Вказується склад комісії Перераховуються всі особи, що брали участь у створенні документа. Вказуються посади і прізвища Визначається факт несправності У цій частині фіксують виявлення дефектів Заповнюється головний розділ Виглядає він як таблиця. У ній вказуються назви дефектних деталей, одиниці виміру, уточнюючі відомості, сукупне число необхідних для заміни деталей Складаються рекомендації комісії Розділ заповнюється після оформлення всіх попередніх пунктів. Наявні дані аналізуються і робляться висновки щодо подальших дій Документ візується Проставляються всі необхідні підписи. Готовий дефектний акт передається на затвердження керівнику
Чия необхідний підпис
Підписується дефектний акт членами експертної комісії, що здійснює огляд об'єкту. Причому надзвичайно важливо дотриматися регламенту - документ повинен підписати кожен з учасників комісії.
Ставиться підпис, а потім наводиться розшифрування такої. Окремо варто відзначити експертів, не згодних з думкою інших членів комісії.
Його підпис також проставляється на документі в обов'язковому порядку. В акті зазначається, що такий-то учасник не згоден з висновком комісії і має іншу думку.
Хто може входити до складу комісії? Перш за все, це безпосередньо зацікавлені особи:
- представник організації;
- матеріально відповідальна особа;
- працівник, який використовує обладнання у виробничому процесі.
У разі, коли об'єкт знаходиться на гарантійному обслуговуванні, для огляду слід запросити представника постачальника, заводу-виготовлювача або сервісного центру.
Також обов'язкова присутність технічних фахівців, здатних адекватно оцінити стан об'єкта і виявити найменші несправності.
При необхідності запрошуються сторонні експерти, які проводять незалежну оцінку у відповідних сферах.
При роботі в 1С
Скласти дефектний акт можна і в програмі 1С. Але конфігурація програми не передбачає стандартної форми такого документа. Тому потрібно включення необхідного шаблону до складу використовуваних документів.
Зробити це можна за допомогою прикріплення зовнішньої друкованої форми. Алгоритм дій такий: 
Після цього залишається лише вибрати файл, який містить друковану форму. Використовувати текстові документи в 1С досить не зручне заняття і витратна за часом.
Як оформити онлайн заповнення акту звірки взаєморозрахунків дізнайтеся зі статті: акт звірки онлайн .
Хто повинен підписувати акт звірки - директор або головний бухгалтер, читайте тут .
Зразок заяви на акт звірки з ПФР, дивіться тут .
Застосування зовнішніх друкованих форм не вимагає зміни типової конфігурації. При необхідності друковану форму можна змінювати і допрацьовувати в залежності від ситуації.
Заповнений зразок дефектації
Якщо все дефекти об'єкта виявлені, висновки комісії зроблені, то заповнити дефектний акт не складно.
Тут головне запам'ятати три аспекти, які повинні мати місце:
- Обов'язкові реквізити первинного документа.
- Чіткий перелік дефектів.
- Рекомендації фахівців щодо кожного дефекту.
Попередньо можна переглянути заповнений зразок дефектного акту.
Слід знати, що не повідомлення про складання дефектного акту безпосередньо зацікавленої особи може бути підставою визнання недійсності документа і необгрунтованість процесу дефектації.
Після того як всі учасники дефектації підпишуть документ, акт стверджує керівник.
Після цього дефектний акт передається в бухгалтерію, де на його підставі формують необхідні документи по ремонту або здійснюють списання об'єкта.
Як формують дефектний акт?Як сформувати дефектний акт правильно?
Хто може входити до складу комісії?