- У яких випадках оформляється акт прийому-передачі кадрових документів
- Зразок акту передачі кадрових документів: основний зміст
Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua
У яких випадках оформляється акт прийому-передачі кадрових документів
Зразок акту передачі кадрових документів: основний зміст
У яких випадках оформляється акт прийому-передачі кадрових документів
Оформлення акту прийому-передачі кадрової документації завжди має супроводжувати зміну відповідального за кадрове діловодство співробітника. Незважаючи на те що порядок здачі документів кадрових підрозділів організацій в законодавстві не визначений і, відповідно, обов'язки складати і підписувати акт прийому-передачі у трудящих немає, задокументована передача кадрових паперів дозволяє не тільки зафіксувати комплектність документів на момент заміни співробітника, але і зайвий раз систематизувати документообіг.
безпосередньо оформлення акту прийому-передачі документів повинні передувати: 
- організація комісії (необов'язково, але вкрай бажано - члени комісії зможуть зафіксувати факт прийому-передачі всіх необхідних документів);
- звірка наявності, змісту, реєстрації та форми зберігання ділових паперів.
Після звірки комплектності документації оформляється акт прийому-передачі кадрових документів.
Зразок акту передачі кадрових документів: основний зміст
єдиної форми акту передачі кадрової документації законом не передбачено, тому кожне підприємство має право самостійно розробити цей документ, керуючись власною системою документообігу та зручністю у використанні зазначеного акта. Тим часом практикою кадрового діловодства вироблений акт прийому-передачі документації, оптимальний за формою і змістом.
Зразок акту передачі кадрових документів є шаблонну документацію, яка містить наступну інформацію:
- Дані компанії, де відбувається передача кадрових паперів.
- Дата, час та місце скоєння інвентаризації кадрових документів.
- Інформація про затвердження акту керівництвом організації (дата затвердження, дані керівника, підпис).
- Склад комісії із зазначенням прізвищ, імен, по батькові та посад її членів.
- Дані про інші присутніх при передачі справ осіб (як правило, це той, хто здає і приймає документи співробітники в тому випадку, якщо вони не включені до складу комісії).
- Інформація про те, хто передає і хто приймає документи, станом на яку дату.
- Перелік інформації, що передається документації традиційно розписується в таблиці, що містить такі графи:
- номер підпункту;
- найменування документів і справ;
- періоди або роки ведення документів / справ;
- кількість документів;
- загальна кількість сторінок;
- примітка.
Наприклад, рядок таблиці може бути заповнена так:
Не знаєте свої права?
Підпишіться на розсилку Народний Советнік'.
Безкоштовно, хвилина на прочитання, 1 раз в тиждень.
«Передаються: 1. Накази по особовому складу. За період: 2013-2018 роки. Кількість: 72. Кількість сторінок: 94 ».
- Після перерахування в таблиці всій переданої документації необхідно відобразити всі виявлені недоліки та особливості кадрового діловодства.
- Далі свої підписи ставлять співробітники, які здають і приймають документацію, а також всі члени комісії.
ВАЖЛИВО: в зв'язку з тим, що відповідальний за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок призначається окремим наказом (п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225), передачу трудових книжок, включаючи раніше незатребуваних звільненими співробітниками і чисті бланки, рекомендується здійснювати окремим актом прийому-передачі.
***
Таким чином, практикою кадрового діловодства визначено стандартний зміст акту прийому-передачі кадрової документації, яке кожен роботодавець може відкоригувати на догоду сформованими правилами діловодства на конкретному підприємстві.
***
Більше матеріалів по темі в рубриці " Кадрові документи ".