Лист про повернення помилково перерахованих коштів

1. Поняття і призначення листи про повернення коштів
2. Хто і коли формує цей документ
3. Куди зазвичай помилково перераховуються гроші
4. Форма і структура листи про повернення помилково перерахованих грошей
5. Як складається лист
6. Як уникнути помилок
7. Коли можна очікувати повернення коштів
8. висновок

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Нерідкими є ситуації, коли в великих компаніях фахівці переводять гроші не за тими реквізитами або не тим контрагентам. В результаті з'являються помилково сплачені гроші, причому при певній послідовності дій є можливість для їх повернення.

Для цього треба правильно скласти лист, яке відправляється організації, що отримала кошти, причому в ньому повинна вказуватися причина перерахування грошей і реквізити відправника, на які повертаються кошти.

Поняття і призначення листи про повернення коштів

Зазвичай факт того, що кошти були відправлені за помилковими реквізитами, виявляється вже після того, як було здійснено цю фінансова процедура. Припуститися помилки можуть бухгалтери, менеджери або інші працівники організації.

Важливо! Основним призначенням такого листа є прохання повернути одержувачем помилково переказані кошти, тому містяться всі дані, за допомогою яких він може виконати цей процес.

Як здійснюється повернення грошових коштів на практиці - дивіться приклад в цьому відео:

Хто і коли формує цей документ

При виявленні того факту, що гроші були невірно перекладені, слід відразу почати формувати лист. Бажано, щоб воно запевняє керівник організації. Обов'язок зазвичай лягає на бухгалтера.

Передати лист іншої компанії можна різними способами:

• особисто під час відвідування організації, причому зазвичай приймає папір секретар, а при цьому можна користуватися послугами кур'єра;
• відправкою поштового повідомлення.

Важливо! Незалежно від способу передачі листа потрібно отримати підпис одержувача на другому екземплярі, щоб переконатися в тому, що він сповіщений про помилковий перерахування грошей.

Одержувач, яким може бути фізособа чи компанія, повинен перевірити всі операції, які були здійснені на його рахунку за конкретну дату. Компанії зазвичай звіряють документацію, що має відношення до приходу грошей і до їх витраті.

Після проведення перевірки надсилається іншій компанії у відповідь повідомлення, де прописується, чи будуть повернуті кошти чи ні. Якщо є негативна відповідь, то неодмінно прописуються причини такого рішення.

Куди зазвичай помилково перераховуються гроші

Переказати кошти помилково компанії можуть різним організаціям, причому зазвичай вони направляються в:

• різні платіжні системи. тут ви дізнаєтеся, які існують електронні платіжні системи і які з них найвигідніше використовувати;
• банківські організації;
• термінали, призначені для оплати різних послуг дистанційно;
• до телефонних або інтернет операторам;
• різним контрагентам;
• ФНС або різні позабюджетні фонди. Які відрахування повинен виплачувати ІП у позабюджетні фонди - читайте в цій статті .

Важливо! Також нерідкими є ситуації, коли кошти відправляються фізособам.

Зазвичай пов'язана така проблема з тим, що зберігаються в компаніях платіжні форми, за допомогою яких при натисканні буквально декількох кнопок здійснюється платіж.

Форма і структура листи про повернення помилково перерахованих грошей

Щоб вона мала оптимальним видом, неодмінно вносяться в нього певні обов'язкові відомості.

Важливо! Відсутня сувора форма, на підставі якої складається цей документ, але якщо в ньому буде недостатньо відомостей, то це може стати підставою для відмови одержувача повертати отримані кошти.

Структура документа складається з наступних елементів:

• повне найменування адресата;
• безпосереднє звернення до організації або фізособі, який отримав гроші без підстав;
• зміст листа, в якому коротко треба викласти, з яких причин сума була невірно переведена одержувачу;
• в кінці ставиться підпис заявника і дата формування документа. Як підписати документ електронним підписом - читайте покрокову інструкцію по посиланню.

Сама ситуація, коли гроші відправлялися не тому одержувачу, виникає досить рідко, тому і зміст листа, що відправляється компанії або громадянину, буде завжди індивідуальним і специфічним, але щоб не виникало складнощів з поверненням грошей, важливо грамотно формувати цей документ, дотримуючись вищевказану структуру.

Зразок листа на повернення помилково перерахованих коштів.

Як складається лист

Процедура формування даного листа передбачає внесення послідовно відомостей:

• ПІБ керівника компанії, яка помилково перерахувала кошти, і її повне найменування, причому записувати ці відомості треба в верхньому правому куті паперу;
• далі має бути ввічливе звернення до керівника фірми або фізособі, якому помилково була переведена певна сума грошей;
• після потрібно коротко, але доступно пояснити, яким чином кошти були помилково перераховані не тому одержувачу, причому для цього повинні представлятися докази, представлені платіжними документами;
• в кінці заявник вказує свої ПІБ з розшифровкою, а також ставиться дата, коли формувався документ.

Важливо! Перед складанням документа слід з'ясувати, кому саме помилково були відправлені кошти, що дозволить зрозуміти, в яких стосунках компанія складається з одержувачем, так як від цього залежить, наскільки швидко і без проблем будуть повернуті гроші.

Неодмінно до листа додаються інші документи, що підтверджують досконалу оплату, а до них відносяться різні чеки або квитанції. Сам документ формується на спеціальному фірмовому бланку, що містить назву і логотип організації.

Як уникнути помилок

Щоб правильно зробити цей документ, враховуються рекомендації:

• збираються підтвердження досконалої оплати;
• пишеться інформація на стандартному аркуші А4;
• неодмінно в листі повинні міститися реквізити компанії, які будуть використовуватися одержувачем для перерахування коштів назад;
• як і в інших службових листах потрібно звертатися до керівника фірми-одержувача;
• обов'язково вказується точна сума грошей, яка повинна бути повернена.

У самому документі ставиться приписка, яка називається «Додаток», де перераховуються інші папери, які відправляються разом з ним.

Лист на повернення коштів, перерахованих за помилковими реквізитами.

Коли можна очікувати повернення коштів

Немає в законі будь-яких строгих і точних термінів, протягом якого неправильно перераховані гроші повертаються власнику. Цей параметр повністю залежить від того, куди саме переведені кошти:

• якщо бухгалтер перевів гроші на рахунок в банку або на карту, то повернути гроші можна протягом п'яти днів, але цей період може змінюватися самими банківськими установами;
• якщо невірно перевелися гроші приватній особі або компанії, то раціональні терміни полягають в семи днях з того моменту, як лист буде прийнято одержувачем коштів.

Нерідко процедура значно затягується, а в цьому випадку є навіть можливість через суд змусити одержувача грошей виплачувати відсотки за кожен день прострочення.

Для цього спочатку треба подати заяву в суд, причому приймається позовну заяву тільки за умови пред'явлення доказів того, що спочатку виникла проблема намагалася зважитися мирним шляхом, тому треба довести, що насправді було відправлено лист з вимогою повернути кошти.

Зазвичай суди стають на бік позивачів і змушують одержувачів повернути гроші, причому відповідач додатково змушений нести судові витрати і сплачувати відсотки.

Що являє собою переплата по ПДФО і як повернути такі кошти - читайте в статті за посиланням.

висновок

Таким чином, нерідкими вважаються ситуації, коли кошти переводяться помилково будь-якої компанії або банку. При виявленні такої проблеми треба терміново починати вживати заходів, спрямовані на повернення грошей.

Для цього бажано спочатку різними способами передати одержувачу коштів лист, в якому будуть вказані реквізити компанії, куди слід повернути гроші.

Зазвичай процес повернення не займає багато часу, а також рідко доводиться стикатися з проблемами, але все ж важливо грамотно підходити до перерахування грошей і не допускати таких значущих помилок.

Як в бухгалтерії враховувати помилково отримані кошти - дивіться в цьому відео: