Електронний документообіг в бухгалтерії: досягнення і проблеми

Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua

Узбецькі підприємці досі обмінюються «первинкою» на паперових носіях. Контрагенти, щоб поставити печатку і підпис на рахунку-фактурі, використовують кур'єрів. Як же уникнути такої практики ведення справ?

Щоб повністю перейти на електронний формат, необхідні:

• законодавча база;
• онлайн-платформи (електронні інструменти);
• усталена практика, визнана усіма держорганами.

Законодавча база

Згідно Закону «Про електронний документообіг» електронний документ прирівнюється до документа на паперовому носії і має таку ж юридичну силу. Але чи можна це використовувати в бухгалтерському обліку?

Відповідно до Закону «Про бухгалтерський облік» підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні облікові документи, які фіксують факти здійснення операцій і розпорядження на їх проведення. Також відповідно до Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку (реєстр. № тисячі двісті дев'яносто сім від 14.01.2004 р) всі господарські операції, що проводяться підприємствами, повинні оформлятися підтверджуючими документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.

Первинні документи можуть бути як перетвореними в електронний формат, так і від самого початку в ньому створеними. При цьому електронні первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити [1] :

• електронний цифровий підпис;
• найменування юридичної особи або П.І.Б. фізичної особи - відправника електронного документа;
• поштову та електронну адресу відправника електронного документа;
• дату створення;
• інші реквізити, встановлені законодавством або угодою учасників електронного документообігу.

Відповідно до Закону «Про електронний цифровий підпис» електронний цифровий підпис в електронному документі рівнозначна власноручного підпису в документі на папері при одночасному дотриманні наступних умов:

• підтверджена справжність електронного цифрового підпису;
• сертифікат ключа діє на момент підтвердження достовірності ЕЦП або на момент підписання електронного документа;
• ЕЦП використовується в цілях, зазначених у сертифікаті ключа.

Згідно Закону «Про електронний цифровий підпис» зміст документа на паперовому носії, завіреного печаткою і перетвореного в електронний документ, відповідно до законодавства або угодою сторін може завірятися ЕЦП уповноваженої особи центру реєстрації або ЕЦП власника закритого ключа. Відповідно, застосування ЕЦП замінює печатку підприємства.

Отже, виходить, що документ, створений в електронному вигляді і має всі необхідні реквізити, прирівнюється до документа на паперовому носії і має однакову з ним юридичну силу. Що ж тоді заважає підприємствам і компаніям представляти для перевірки «первинку» в електронному вигляді?

Онлайн-платформа або відповідні інструменти

Електронний документообіг - це система процесів з обробки документів в електронному вигляді. Більшість бухгалтерських та кадрових програм «вміє» формувати електронні документи згідно з вимогами законодавства. Але щоб документ мав юридичну силу, він повинен бути підписаний обома сторонами. Ось тут і постає питання наявності якогось посередника (третьої особи), що виступає оператором електронного документообігу.

Програмне забезпечення оператора електронного документообігу дозволяє зробити обмін документами між двома компаніями, гарантує їх доставку, контролює формат документів, актуальність ЕЦП обох сторін, створює доступні для сторін архіви. Оператор може бути державним або приватним комерційним підприємством. При цьому постає питання про визнання цих інструментів усіма зацікавленими держорганами (ДПІ, прокуратурою, судовими органами і т.д.).

На сьогоднішній день в Узбекистані працює одна платформа, яка забезпечує електронний документообіг між організаціями. Багато компаній погодилися б нею скористатися, якби вони були впевнені у визнанні правового статусу документів, переданих через цю систему. Більшу довіру у підприємців викликав би державний інструмент електронного документообігу.

Інший варіант електронного документа - це використання загальнопоширених програм для бухгалтерського обліку. Вітчизняні розробники, в числі яких і 1UZ, реалізували б власну версію, що враховує вимоги національного законодавства. Але все впирається в визнання правового статусу.

усталена практика

Що ми маємо на сьогоднішній день? це:

• законодавчі підстави для здійснення електронного документообігу;
• спроби реалізації загальнодоступною платформи;
• розробники програмного обладнання для бухгалтерського обліку, вдосконалюють свої продукти;
• офіційну відповідь від держорганів, які визнають законність електронного документообігу.

Але практики у нас немає, а тому продовжуємо розсилати кур'єрів, чекати листів, користуватися службами доставки і випадковими кур'єрами, щоб вести архіви документів в паперовому вигляді.

Відсутність практики обумовлено тим, що, незважаючи на законодавчо закріплене право здійснювати електронний документообіг, не розроблені НПА, які регламентують, як це робити.

Як показує зарубіжний досвід, масове використання електронного документообігу за термінами може відставати від прийнятих НПА. Наприклад, в Російській Федерації можливість обміну електронними документами між юридичними особами з'явилася з прийняттям у 2002 році Закону «Про електронний цифровий підпис». У Законі визначено рівнозначність ЕЦП і власноручного підпису, встановлені основні аспекти, що регулюють обмін електронними документами. Однак реальним стартом електронного документообігу можна вважати 23 травня 2012 року. У цей день набув чинності наказ ФНС, який затвердив електронні формати рахунків-фактур, журналів отриманих і виставлених рахунків-фактур, книг продажів і покупок.

Можна припустити, що прискорити реалізацію цього процесу в Узбекистані допоможуть роз'яснення і рекомендації з боку податкових органів. Семінари по даній темі повинні проводитися і серед співробітників перевіряючих органів.

Створення національної системи з електронного документообігу також прискорило б процес впровадження. Затвердження форматів електронної «первинки» стане необхідністю і буде здійснено вже після того, як крига скресне.

Саодат Алмаева.

Відповідно до Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку (реєстр. № 1297 від 14.01.2004 р) та Закону «Про електронний документообіг».