- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Коли може знадобитися завірення копій документів?
- Нотаріальне завірення копій документів
- Проте, в деяких випадках нотаріус має право відмовитися запевнити дублікат . Відмова може стосуватися...
- Правила засвідчення копій документів
- Порядок засвідчення копій документів: нормативна база
- Як правильно завірити копію документа: зразок для організації
- Щоб запевнити копію, необхідно проставити на ній відповідну позначку, яка містить усі реквізити, визначені...
- Право засвідчення копій документів
- Як запевнити прошиті копії документів
Наш общий бизнес-фронт BIKINIKA.com.ua
Чи можна завірити копію документа в організації так, щоб вона мала юридичну силу або потрібно звертатися до нотаріуса? Які правила встановлює законодавство? Дізнайтеся про вимоги діловодства до засвідченню копій в 2017 році.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Засвідчення копій документів 2017
Незважаючи на швидкий розвиток електронного документообігу, діяльність багатьох організацій все ще пов'язана з паперовою документацією. Оригінали оформляють в певній кількості примірників (найчастіше це регламентується ГОСТами і нормативними документами). Зовсім по-іншому виглядає ситуація з копіями. Їх може зніматися необмежену кількість, при цьому, якщо запевнити їх належним чином, вони будуть мати юридичну силу, а в деяких ситуаціях навіть прирівнюватися до оригіналу.
Чинний в сфері діловодства та архівної справи ГОСТ Р 7.0.8-2013 пропонує точне визначення для даного виду документації. Це документація несуча аналогічну міститься в оригіналі інформацію.
Звичайна паперова ксерокопія дійсно повністю відповідає оригіналу. Однак вона не має юридичну силу. Щоб надати їй значимість, копію необхідно завірити у відповідності з існуючими правилами діловодства. При посвідченні на копії робляться спеціальні позначки про те, що вона вірна і повністю відповідає оригіналу.
Коли може знадобитися завірення копій документів?
Правильно завірена копія має юридичну силу і, в деяких випадках, може замінити оригінал. Як правило, така документація використовується для захисту інтересів і виконання прав юридичних і фізичних осіб. Подібна процедура необхідна фізособам у багатьох випадках. Без неї не обходиться працевлаштування, оформлення спадщини, укладення майнових угод, отримання виплат і пенсій тощо 
Що стосується юридичних осіб, завірення копій документів, як правило, використовується в наступних випадках:
- при наданні паперів в державні установи;
- при видачі співробітникам;
- при поданні контрагентам;
- для направлення в тендерну комісію;
Відзначимо, що в деяких ситуаціях організація зобов'язана надавати і завіряти копії документів за запитом:
співробітників підприємства в "інтересах громадян";
третьої особи про надання копії, якщо її не можна отримати в спочатку видала документ організації;
Трудовий кодекс дозволяє співробітникам звертатися за отриманням копій навіть в ті компанії, трудові відносини з якими вже розірвані. В такому випадку він може отримати документацію, яка відображатиме період його роботи в даній фірмі. Працівникові досить оформити відповідну заяву, а роботодавцю - виготовити і завірити копії в триденний термін.
Читайте також:
Нотаріальне завірення копій документів
У деяких ситуаціях вимоги законодавства зобов'язують громадян і організації завірити копії нотаріально. Такий порядок встановлюється Основами законодавства РФ про нотаріат. В іншому разі папір буде вважатися недійсною. Якщо нотаріусу надано оригінал, склад і оформлення якого відповідає чинному законодавству, він повинен нотаріально завірити копію. Фізичній особі для цього буде потрібно лише при собі посвідчення особи. Термін дії завірених нотаріально копій законодавство не обмежує.
Довідка
Проте, в деяких випадках нотаріус має право відмовитися запевнити дублікат . Відмова може стосуватися документації:
- медичного характеру, що містить відомості про захворювання;
- має гриф секретності ;
- договорів в письмовій формі без нотаріального посвідчення справжності підписів сторін;
- з наявністю в тексті виправлень, приписок, незастережених коригувань;
- з нечитабельним елементами: словами, підписами, реквізитами, печатками;
- з фрагментами, написаними олівцем;
- з порушеною цілісністю;
- з наявністю факсимільного підпису;
- ламінованої документації, якщо складно визначити її справжність;
Правила засвідчення копій документів
В даний час в чинному законодавстві відсутній єдиний акт про правилах документообігу . Проте, існують окремі акти, які пояснюють, як правильно завіряти копії документів, і призводять зразки завірених копій. Порядок нотаріального посвідчення врегульовано більш повно. Однак правила засвідчення копій в організаціях та обговорені на законодавчому рівні.
Дотримуватися цих правил необхідно для того щоб, наприклад, при розгляді спору в суді або відповіді на запит податкової інспекції не одержати відмову у визнанні доказового значення копії. Якщо вона засвідчена належним чином, вона не зможе підтвердити факт, на який посилається організація.
Порядок засвідчення копій документів: нормативна база
В даний час на території Російської Федерації діють три документа, що регламентують порядок засвідчення копій. До них відносяться:
ГОСТ Р 6.30 - 2003 Уніфіковані системи документації.
Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджені наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76.
Указ Президії Верховної ради СРСР № 9779-х «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» від 04.08.1983 р
Незважаючи на те, що ці акти не суперечать один одному, вони мають ряд розбіжностей за складом реквізитів позначки про завірення:
ГОСТ
Указ № 9779-х
Засвідчувальний напис «Вірно» (Припустимо і більш поширене «Копія вірна»)
Посада працівника, який завірив копію
Особистий підпис посадової особи
Розшифровка підпису
Дата запевнення
Відмітка про місце знаходження оригіналу
Друк організації (якщо компанія використовує печатку)
Незважаючи на те, що Указ вважається обов'язковим до застосування, оформлену за його правилами копію можуть не прийняти багато відомств. У ній відсутня розшифровка підпису посадової особи. Дотримання рекомендацій ГОСТу може привести до аналогічного результату. Відмова може бути викликаний відсутністю позначки про місце знаходження оригіналу. Багато організацій, щоб звести ризик відмов до мінімуму, використовують в позначці всі перераховані вище реквізити.
Як правильно завірити копію документа: зразок для організації
Згідно із законодавством, будь-яка організація може завірити копії належать їй службових паперів (листів, договорів, наказів) та документацію, оригінали якої знаходяться на зберіганні в компанії (трудові книжки співробітників).
Довідка
Щоб запевнити копію, необхідно проставити на ній відповідну позначку, яка містить усі реквізити, визначені законодавством і правилами діловодства.
- Напис «Вірно», яка свідчить, що копія має всі належні реквізити. Існують розбіжності з питання про те, як завірити документи правильно: написом «копія вірна» або «вірно», чи використовувати штамп або проставляти позначку від руки. Як показує практика, широко використовуються обидва варіанти, але ГОСТ все ж рекомендує проставляти позначку «Мабуть».
- Посада відповідальної особи (директора, головного бухгалтера, будь-якого співробітника, чиї повноваження підтверджені відповідним наказом;
- Підпис і розшифровка;
- Друк організації;
- Дата;
- Місце зберігання оригіналу.
Зразок відмітки про засвідчення копії
КОПІЯ ВІРНА
Фінансовий директор _______________ Миронова К.Т.
«____» __________ 2017 р
Оригінал документа знаходиться в ТОВ «Альфа»,
справа № _________
Право засвідчення копій документів
Одним з найважливіших реквізитів позначки про завірення є найменування посади відповідальної особи і його підпис з розшифровкою. Указ 9779-х наділяє правом запевнення керівника компанії або інша уповноважена особа. Це повинен бути співробітник організації, наділений певними повноваженнями, які встановлюються:
Локальними актами компанії, наказом про право завірення документів (наказ по основній діяльності), інструкцією з діловодства;
Довіреністю (для представлення інтересів компанії у відносинах з третіми особами);
Трудовою угодою (в цьому випадку завірення копій службових паперів має бути одним з положень посадової інструкції);
Що стосується керівника, його право запевнення регламентується Цивільним кодексом РФ і законами про певні види юридичних осіб, а також статутом організації.
Як запевнити прошиті копії документів
У деяких ситуаціях може виникнути необхідність завірити копію багатосторінкового документа. Єдиних правил для цієї процедури на даний момент не існує, проте, в сучасному діловодстві прийнято слідувати наступним алгоритмом:
Виготовити копію;
Скріпити листи металевою скобою або ниткою в місці, де відсутній текст. Порядок листів повинен відповідати нумерації оригіналу. Розташування цифрових позначення в даному випадку не має значення;
На місце скріплення приклеюється паперова наклейка з вказівкою числа листів і підписом відповідальної особи з розшифровкою ( «прошиті та пронумеровані 82 аркуша»);
Поверх наклейки ставиться печатка організації. Відбиток повинен захоплювати частину наклейки, заходячи другою половиною на копію;
У діючих нормативних актах немає прямої вказівки про необхідність скріплювати листи документації. В цьому випадку відмітка про завірення повинна бути проставлена на кожному аркуші.
Читайте також:
Які правила встановлює законодавство?Коли може знадобитися завірення копій документів?